In onze laatste blog hebben we het onder meer gehad over de ‘solution context’ ofwel: de omgeving waarvoor een oplossing ontwikkeld moet worden. Een van onze klanten, VDL Enabling Technologies Group ontwikkelt complexe, high tech producten. In deze blog vertelt Senior Systems Engineer Jos de Klerk van VDL ETG hoe het bedrijf samen met Synergio hun ontwikkelproces aan het optimaliseren is.
‘Aan de producten die wij ontwikkelen stellen onze opdrachtgevers allerlei eisen of requirements waarmee ze aangeven wat het eindproduct of systeem zou moeten doen’, legt Jos uit. ‘Onze multidisciplinaire teams, in grootte variërend van vijf tot soms wel honderd mensen, gaan vervolgens met zo’n pakket van eisen aan de slag. Om de teams in staat te stellen hun werk zo goed mogelijk te doen, is het van belang in het ontwerp goed vast te leggen op welke manier de eisen aan het product of systeem worden gerealiseerd, hoe de eisen worden getest en of aan alle eisen is voldaan.’
‘In een dergelijk ontwikkelproces gaat veel informatie om’, vervolgt Jos. ‘Informatie die ook nog eens voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Daarom is het belangrijk dat we het hele ontwikkelproces op een beheerste manier kunnen realiseren. Al met al staan we dagelijks voor een flinke uitdaging. Daarom hebben we in september 2020 de hulp ingeroepen van Synergio.’
Grondige evaluatie
Na verschillende demo’s en grondige evaluaties van een handvol concurrerende tools, heeft VDL ETG gekozen voor TopTeam. Zo’n evaluatie vond Jos noodzakelijk: ‘Als je voor het verkeerde tool kiest dan kom je daar na minimaal een jaar pas achter en dan stap je niet zomaar over op een ander tool.’ Na die keuze en na een analyse van onze werkprocessen is Synergio gestart met het configureren van TopTeam voor VDL ETG zodat het tool perfect aansluit op onze werkwijze en informatiebehoefte. Daarnaast heeft Synergio ons geleerd hoe we TopTeam optimaal kunnen benutten bij het stroomlijnen en borgen van onze werkprocessen.’
Inzicht in actie en gevolg
‘Voordat we met TopTeam gingen werken, schreven we losse Word en Excel documenten. Dit kan misschien wel in kleinere bedrijven maar voor grote organisaties zoals VDL ETG werkt dit niet. Zo hebben we in het verleden meegemaakt dat er bepaalde functionaliteit werd gevraagd maar dat niemand kon zeggen waar die vraag nu eigenlijk vandaan kwam. Met een tool als TopTeam kun je met één druk op de knop terugzoeken waar en wanneer een bepaalde functionaliteit voor het eerst ter sprake kwam. Een ander voorbeeld van waar het mis kan gaan is dat een van onze engineers zich afvroeg in welk document de onderbouwing voor een ‘vlakheidseis’ terug te vinden was. Die informatie was echter niet goed gedocumenteerd en daardoor was de achtergrond voor deze eis niet meer te herleiden. In TopTeam is dit een van de zaken die je vastlegt in de solution context. Een ander voordeel van werken met TopTeam is dat het systeem document je laat zien wat er allemaal ‘geraakt’ wordt in de keten wanneer je een bepaalde wijziging doorvoert. Hiervoor moet je bepaalde links aanmaken op basis waarvan je de gevolgen van een wijziging helder in beeld krijgt.’
Testing, testing …
‘Uiteindelijk moet het ontwikkelde product ook getest worden om te kijken of het systeem echt doet wat het moet doen. Ook hiervoor zijn de eisen of requirements van de klant weer leidend. Maar hoe weet je nu of elk requirement een testcase beschrijving heeft? Met andere woorden, hoe weet je dat je alles getest hebt wat je zou moeten testen? In TopTeam wordt een eventuele ‘gap’ of hiaat op dit gebied direct zichtbaar. Ook over de voortgang in de ontwikkelteams moet aan de klant worden gerapporteerd zodat de klant kan beoordelen of het systeem doet wat men ervan verwacht of dat er tijdig bijgestuurd moet worden.’
Meer werkplezier
VDL ETG werkt nu sinds een half jaar met de tool TopTeam. Hoe bevalt dit de engineers tot nu toe? Jos: ‘We zitten nog in de configuratie fase en het tool moet zich dus nog bewijzen, maar de ervaringen zijn boven verwachting goed. Je zou kunnen zeggen dat TopTeam werkt als een ‘contrast vloeistof’. Het legt namelijk allerlei onvolkomenheden in je organisatie bloot. Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat telkens wanneer iemand binnen ons bedrijf een product ging optimaliseren, de betreffende collega iedere keer alle voor het project relevante informatie, zoals regelgeving, opnieuw moest opzoeken en doornemen. Hiermee legden we in feite een stukje ‘verborgen inefficiency’ binnen ons bedrijf bloot, want zoiets kan natuurlijk veel efficiënter. In TopTeam leg je dit soort basisinformatie gewoon vast zodat iedereen er gebruik van kan maken. Deze hiaten komen nu naar voren waardoor we steeds meer structuur aanbrengen in onze organisatie.’
Overigens verwacht Jos dat het werken met TopTeam het werk uiteindelijk ook leuker gaat maken. ‘Als het standaardwerk reeds voor je gedaan is en je hoeft bijvoorbeeld geen saaie regelgeving meer door te lezen, dan kun je je volle creativiteit aanwenden voor het vinden van nieuwe oplossingen. Dit maakt het werk voor onze engineers een stuk uitdagender en meer fun.’
Keuze voor TopTeam
‘Er zijn tientallen tools zoals TopTeam op de markt daarom hebben we alle tools zo neutraal mogelijk met elkaar vergeleken. We hebben uiteindelijk voor TopTeam gekozen omdat deze tool zeer geschikt is voor complexe technische werkprocessen zoals het ontwikkelen van high tech chips voor ASML. Toen Arno van Synergio ons vorig jaar liet kennismaken met TopTeam dacht ik: het lijkt wel alsof deze tool gemaakt is door een systems engineer die zijn werk makkelijker wilde maken; zo goed sloot de tool aan op onze werkprocessen. En dat is precies wat je wilt; dat een tool jouw werkprocessen ondersteunt en makkelijker maakt.’
