Van top-downplanning naar Lean budgeting

Lean budgeting voor Portfolio Management

Projecten die uitlopen geven vaak problemen in de budgettering. Er wordt dan vaak gezocht naar waar de schuld ligt van het uitlopen: Was er een technologische uitdaging? Is de scope veranderd? Werkt het team niet volgens verwachtingen? Om het probleem op te lossen moet er extra budget komen én moeten de mensen bijeen verzameld worden van verschillende andere projecten om dit project af te kunnen maken. Dit zorgt voor hoge overhead kosten.

Wat zijn de verschillen tussen Lean budgeting en traditioneel project budgettering?

1. Bij projecten worden mensen voor een bepaalde duur toegekend aan een project. Bij Lean budgeting werken mensen in vaste teams. Het werk komt dan naar de teams toe, in plaats van het opzetten van tijdelijke teams met deeltijds deelnemers. Hierdoor is het team nog intact wanneer een project uitloopt. Je weet nooit precies wat de duur van een groot stuk werk is, daarom is het beter om flexibiliteit te creëren.
2. Traditioneel gezien keurt Portfolio Management projecten goed, bij Lean budgetteren kent Portfolio Management budgetten toe aan een value stream. Binnen een value stream zijn de teams verantwoordelijk voor het leveren van een goede oplossing. Hiermee worden de teams zelf meer eigenaar voor het kiezen van een goede oplossingsrichting, met als randvoorwaarde dat deze moet passen binnen de uitgezette strategie.
3. Traditioneel gezien worden jaarlijks budgetten vastgesteld. Vanaf september werkt iedereen aan het voorbereiden van de plannen voor het hele volgende jaar. Bij Lean budgettering stel je per kwartaal budgetten vast. Hiermee worden de budgetten geen ‘big bang’, maar een continue proces waarbij kan worden ingespeeld op veranderingen. Het opstellen van deze budgetten wordt door product management georganiseerd en zij betrekken een breed publiek; onder andere business verantwoordelijken, product management en architecten.
4. Traditioneel gezien werden gedetailleerde business cases geschreven met een moeilijk te schatten Return on Investment. Bij Agile werken wordt het werk opgesplitst in kleinere stukken waarbij een hypothese wordt opgesteld. Deze hypothese wil je toetsen na oplevering. Blijkt je hypothese correct? Dan kun je kiezen om meer te investeren. Is je hypothese niet correct, dan kun je stoppen. Wil je hier meer over lezen? In mijn volgende blog ga ik hier verder op in.

Wat levert het op?

Door Lean budgeting zijn de overhead kosten lager, doordat het budget niet volledig samenhangt met de planning van een project. Daarnaast heb je nu geen ‘big bang’ budgetten die voor het hele jaar van toepassing zijn, maar behoud je flexibiliteit en kun je vanuit Portfolio Management bijsturen.

Ben je benieuwd hoe je met Lean budgeting kunt beginnen? Bel of mail ons: 085 2735185 | info@synergio.nl