Plan op basis van prioriteiten en maak een backlog. Op deze manier haal je de meeste deadlines en kun je snel inspelen op veranderingen.
We ervaren waarschijnlijk allemaal dat een planning houvast geeft. Als het in de planning staat, dan gebeurt het ook. Het is het kompas in een project. Is dit niet een vorm van schijnzekerheid? Hoe vaak komen we in de praktijk voorbeelden tegen waar er strijd is rondom de planning. Een planning blijkt in de praktijk niet realistisch en iedere keer is er teleurstelling wanneer deadlines niet gehaald worden. Hierdoor wordt het vertrouwen geschaad. Hoe zorg je ervoor dat je uit deze negatieve spiraal komt?
We hebben dit zelf gezien bij een organisatie die bij ons aanklopte. Het gevolg van het niet halen van deadlines, was dat er steeds strakker en gedetailleerder gepland werd. Na analyse bleek dat het team de planning niet meer doornam en zich dus geen eigenaar voelde, omdat er te veel regels waren in de planning. Men zag door de planningsregels de planningstaken niet meer. De planner bleef ook maar plannen om alle wijzigingen bij te houden. Dit creëerde een gigantische overhead.
We zijn aan de slag gegaan bij deze organisatie en de volgende zaken zijn opvallend. Daarom delen we dit, zodat het in jouw voordeel kan werken.
1. Terug naar prioriteiten
We hebben alles teruggebracht naar een planning alleen op de mijlpalen. Vervolgens zijn alle producten en deelproducten in een backlog gezet. Hierbij zijn de producten niet meer werk dan 1 week en die werden wekelijks geprioriteerd. Het team kon vervolgens zelf aangeven aan welk product ze werkten die week. Door teams zelf te laten plannen, creëer je automatisch commitment op die planning en eigenaarschap. Bovendien leren teams op deze manier ook steeds beter te plannen, omdat ze elke week inschattingen moeten maken en ook snel weten of ze dat echt hebben kunnen bereiken.
2. Wekelijkse stand-up
Elke maandagochtend was er een stand-up met het gehele team (60man/vrouw) inclusief klant. Iedereen kon aangeven of alle items van de vorige week uit de backlog af waren of niet en/of waar het op vast liep. Aansluitend werd met het team opnieuw geprioriteerd en gekozen uit de hoogste prioriteiten voor die week. Ook werd aangegeven of ze daarbij hulp nodig hadden of niet. Belangrijk hierbij is dat als je met meerdere teams werkt, je wel de afhankelijkheden inzichtelijk maakt tussen deelproducten van verschillende teams.
3. Vóórlopen op de planning
De projectmanager faciliteerde deze bijeenkomsten. Dit werkte zo goed dat de teamleden ineens voor liepen op de mijlpalenplanning. Uiteraard is dat geen garantie van deze aanpak, maar we kunnen wel het creëren van flow garanderen. En flow zorgt automatisch voor een positievere sfeer. Daar waar de planning wel achter liep, had de klant hier geen problemen mee en dacht mee om die trend om te buigen.
Zelf aan de slag
- Maak al het werk zichtbaar op een backlog.
- Maak producten en deelproducten klein genoeg voor een iteratie.
- Leer hoe je prioriteiten gaat stellen, maar hou rekening met volgordelijkheid.Doe wekelijkse meetings om te checken wat wel en niet gereed is en waar hulp bij nodig is.
- Speel in op verandering.
Laat het ons weten of we je kunnen helpen met een backlog. Je kunt ons bereiken via 085 2735185
