Plannen en flexibel zijn gaat heel goed samen in Lean Portfolio Management. Ontdek het succes van roadmaps.
Wat je vaak hoort, is dat er gedacht wordt dat er geen plan is bij een agile werkwijze. ‘We kijken niet vooruit, want we zijn agile.’ Deze misvatting is best hardnekkig, daarom is het belangrijk om deze de wereld uit te helpen. Je kunt absoluut agile werken met een planning én nog steeds flexibel zijn. Dat is waar Lean Portfolio Management bij helpt.
Portfolio Management kan onwennig voelen in een agile omgeving. De teams werken zelfsturend, dus hoe kun je op een Lean manier toch sturing geven? Dat kan door roadmaps te maken mét ruimte voor veranderingen.
Plannen maken met ruimte
Omdat je flexibel wilt zijn, betekent dat niet dat je geen langer termijn plannen hebt. Er zijn nog steeds evenementen en mijlpalen waar je naartoe werkt. Je hoeft je niet ‘dom’ te houden voor deze lange termijndoelen. Een verschil in mindset tussen traditioneel en Lean Portfolio Management is dat men zich ervan bewust is dat er nog wat kan wijzigen in de plannen. Daarom moet je in de plannen die je maakt ruimte houden voor flexibiliteit. In de plannen maakt je inzichtelijk welke evenementen en mijlpalen je wilt bereiken en welk werk daarvoor moet gebeuren. Vervolgens kunnen de teams hun werk plannen om daar optimaal aan bij te dragen.
Roling roadmap
We leggen deze plannen vast in roadmaps met verschillende tijdshorizonnen. Een Portfolio Roadmap bevat een tijdsspanne van ongeveer 1-3 jaar. Hierin worden grote brokken werk gevisualiseerd die nog veel onzekerheden bevatten, je committeert je nog niet aan deze planning. Deze planning geeft inzicht aan de hoeveelheid ideeën en hoe realistisch ze zijn. De andere roadmaps hebben een kortere horizon. Hoe korter de planningshorizon, hoe meer zekerheid je hebt dat je daadwerkelijk een onderwerp gaat oppakken. Dit gaat als volgt:
- Het eerste kwartaal wordt door de teams gepland. Hierdoor weet je wat daadwerkelijk realistisch is om op te leveren.
- Het tweede kwartaal plan je ongeveer 50% van het werk in. De andere 50% plan je nog niet vol, zodat je ruimte houdt voor wijzigingen.
- Het derde kwartaal plan je 20% van het werk in.
- Het vierde kwartaal is leeg en plan je t.z.t. aan de hand van wat er voorkomt uit voorgaande kwartalen.
Op deze manier kun je per kwartaal prioriteren en geeft het de vrijheid om nieuwe dingen op te pakken.
Reacties uit de praktijk
Wanneer je op deze manier de kwartalen in gaat vullen, is dat in het begin wennen. Veelal horen we dat men het moeilijk vindt om zo weinig vast te leggen. Daarnaast horen we dat het eindelijk lukt om realistischere plannen te maken. Je hebt overzicht over je werk in uitvoering en over de ideeën van de toekomst. Hierbij weet je wat daadwerkelijk gepland is en wat nog ingevuld moet worden.
Wat we zien is dat een plan met vrije ruimte voor het komende kwartaal duidelijk een trigger geeft voor prioritering. Deze prioritering wordt ieder kwartaal opnieuw gedaan. Voordat de teams gaan plannen staat de prioritering vast. Dit geeft druk en een duidelijke tijdslijn om gefocust en efficiënt te blijven werken.
Je mag bij Lean Portfolio Management dus zeker een plan maken. Je zet de planning alleen niet helemaal vol, want je houdt er rekening mee dat dingen kunnen veranderen.
Wil je hier graag advies over? Bel of mail ons: 085 2735185 | info@synergio.nl
