Projectleider Mireille Damink van ANWB vertelt over het proces van implementatie van de tool Targetprocess van Apptio in de organisatie die zij en haar collega Jack Kleinjan, in samenwerking met Synergio, hebben begeleid.
Waarom was ANWB op zoek naar een tool voor Portfolio management?
Mireille: ‘Zo’n twee jaar geleden hebben we in het managementteam besproken dat we als ANWB in staat wilden zijn om onze diensten en producten sneller in de markt te kunnen zetten. Hiervoor was enerzijds de ontwikkeling van nieuwe software nodig maar om ervoor te zorgen dat we effectiever kunnen zijn voor onze klanten was ook een organisatieverandering nodig. Als ANWB hadden we zelf al een start gemaakt met deze verandering op basis van de principes van het Zelfsturend Strategisch Proces. Een van de uitgangspunten hierbij is dat we al het werk wat er in onze organisatie gebeurt, altijd naadloos moeten kunnen verbinden aan de strategie. Dit houdt onder meer in dat je op basis van Quarterly Business Reviews (QBR) altijd kunt zien wat er dit kwartaal het allerbelangrijkst is geweest. De spreadsheet in Excel waar we tot dan toe mee werkten, bleek niet langer toereikend om al deze doelen, processen en data op een efficiënte en veilige manier te omvatten.’
Wat zijn jullie hordes geweest bij het implementeren van portfolio management?
‘Het inrichten en implementeren van een tool is altijd kostbaarder dan werken met reeds bestaande software. We hebben onze organisatie er dan ook van moeten overtuigen dat een specifiek voor portfolio management ontwikkelde tool, zoals Targetprocess, effectiever werkt en dat het daarnaast ook synergievoordelen biedt. Met Targetprocess kunnen we in een oogopslag zien aan welke strategische doelen er wanneer en door wie wordt gewerkt. Bijkomend voordeel is ook dat we nu veel meer transparantie en inzicht hebben in wie wat op welk moment doet. Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat mensen soms op twee verschillende plekken in de organisatie aan dezelfde oplossing werken. Meer transparantie zorgt dus ook voor meer effectiviteit. Een andere drempel was dat er binnen ANWB meerdere business units actief zijn, die ieder met hun eigen tools werken. Het was een uitdaging om alle wensen die men had vanuit de eigen tools, te verwerken in de nieuwe tool.’
Waarom heeft ANWB gekozen voor Targetprocess & Synergio?
‘Onze keuze voor Targetprocess volgde uit een Request For Proposal (RFP) traject. We hebben dus meerdere tools overwogen en Targetprocess had de beste oplossing voor onze organisatie en had daarnaast ook de beste verhouding in prijs en kwaliteit. Synergio werd hierbij als implementatiepartner aanbevolen door onze leverancier.’
Hoe zag het traject eruit?
‘We hebben gekozen voor een Agile aanpak waarbij we steeds kleine stukjes product gingen opleveren, in tegenstelling tot het watervalmodel waarbij je eerst de volledige denkfase van een ontwikkeltraject doorloopt. We zijn dus klein begonnen met als doel snel live te zijn voor een QBR. Daarbij hebben we bewust gekozen voor een Minimum Viable Product (MVP) in plaats van direct alle mogelijkheden van de tool te benutten. Het voordeel hiervan is dat we nu, ongeveer twee maanden na de introductie van Targetprocess, met alle betrokkenen in dezelfde tool werken.’
Wat zijn succesfactoren om een implementatie succesvol te maken?
‘Voor ons werkte de MVP-aanpak heel goed. Door steeds in kleine sprints te werken, hebben we de tool binnen twee maanden organisatiebreed in gebruik kunnen nemen. Wat echt hielp, is dat we bij de introductie van Targetprocess hebben aangegeven dat dit het beginpunt is, niet het eindstation. Daarnaast hebben we alle gebruikers in een sandbox omgeving met de tool laten werken. Enerzijds om hen te laten ervaren of de tool bij hun werksituatie past, maar ook om mensen te laten meedenken over aanpassingen en verbetermogelijkheden. Al met al vonden we het best spannend om live te gaan met een tool waarvan we weten dat deze nog niet optimaal ingericht en afgestemd is op onze workflows.’
Wat raad je anderen die een tool willen implementeren aan?
‘Als je gaat starten met de implementatie van een tool voor portfolio management, dan kun je prima vanuit een Excel bestand beginnen zodat je alvast een soort overzicht of kapstok hebt voor al je werkprocessen. Aan de hand hiervan kun je je processen overzetten in de tool van je keuze. Ook is het aan te raden om in je team een combinatie te hebben van mensen met kennis van portfolio management, software tools en mensen die de organisatie goed kennen.’
Wat zijn nu de vervolgstappen?
‘We hebben nu nog maar een klein deel van de mogelijkheden van Targetprocess uitgerold. De komende tijd gaan we stap voor stap de Objectives and Key Results van ANWB ondersteunen doordat we de data uit Targetprocess kunnen benutten om betere keuzes te maken. En gelijktijdig willen we ervoor zorgen dat iedereen de meerwaarde van de tool gaat zien, zodat de tool in de hele organisatie geadopteerd wordt. Als dat allemaal goed op de rit staan, willen we de tool ook nog uitbreiden naar Resource & Dependence Management.’
Samenwerking met Synergio
‘De samenwerking met Synergio als implementatiepartner is ons zeer goed bevallen. En ondanks het feit dat Synergio zo ongeveer aan de andere kant van het land zit en we daarom gekozen hebben om de implementatie geheel online te doen, hebben we het contact met de mensen van Synergio als heel plezierig, professioneel en persoonlijk ervaren.’
Wil je meer weten over de portfolio management implementatie bij ANWB, neem dan contact met ons op. We delen onze kennis graag.
Contact
"*" geeft vereiste velden aan
