Dit horen we helaas maar al t
e vaak als we met managers product development of projectleiders spreken. Zij refereren dan aan de vaak grootste vertragende factor: dat men er rond de oplevering van de integrale oplossing achter komt dat niet alle onderdelen even goed samenwerken waardoor de oplossing niet conform de verwachtingen van de klant werkt. Jammer. En kostbaar. Gelukkig is er een manier om dit soort dure missers te voorkomen.
We zien dat steeds meer oplossingen die worden ontwikkeld technisch steeds omvangrijker zijn en in een steeds dynamischer omgeving worden toegepast. Productontwikkeling anno 2022 bestaat uit een aaneenschakeling van activiteiten en het delen en overdragen van kennis om deze uitdagende oplossing te ontwikkelen en te realiseren. Een serieuze uitdaging dus die eigenlijk alleen tot een succesvol einde gebracht kan worden als meerdere teams en experts nauw met elkaar samenwerken en oog blijven houden op het geheel. En precies daar wringt ‘m nogal eens de schoen …
Regelmatig afstemmen en eerder en frequent integreren is de succesfactor
Om een complex product succesvol te kunnen ontwikkelen is het van belang dat de experts op regelmatige basis en al in een vroeg stadium met elkaar communiceren over hoe ze de eisen aan het te ontwikkelen product interpreteren en hoe ze zo concreet mogelijk verwachten dat de oplossing eruit komt te zien. Echter, ‘die hard’ techneuten en experts zijn vaak enorm goed in hun eigen specialisme maar ze zijn vaak niet gewend te communiceren met andere disciplines over hun werk. Op deze manier maakt iedereen de beste keuze vanuit zijn discipline maar dat is niet altijd de beste keuze bekeken vanuit het geheel.
Een simpel voorbeeld van wat we in de praktijk zien gebeuren:
Een bedrijf heeft de opdracht gekregen om voor de eerste keer een nieuw stuur te ontwikkelen voor een hele snelle racewagen. De ene specialist is bezig met de informatievoorziening en alle knopjes op het stuur, de andere specialist met de materiaalkeuze, weer een andere specialist met diverse veiligheidsmaatregelen die op het stuur van toepassing zijn en nog een andere specialist is bezig met de reactiesnelheid en instelbaarheid van het stuur. Wie bepaalt nu of het stuur rond of rechthoekig wordt? En wanneer moet deze beslissing dan uiterlijk genomen zijn zodat er geen overbodig rework ontstaat?
Het ontwikkelen van een stuur lijkt op het eerste gezicht helemaal niet zo spannend, toch merk je al snel dat verschillende disciplines moeten samenwerken om tot een goed werkende oplossing te komen. Samenwerken betekent dus juist elkaar proactief opzoeken en zichtbaar maken waar je mee bezig bent. Presenteren, demonstreren, kritische vragen stellen, elkaar uitdagen … Maar vooral elkaar willen begrijpen en toewerken naar een gezamenlijk doel; een goed werkende oplossing.
Het klinkt allemaal heel logisch en het is ook logisch. Alleen veel bedrijven doen het nog niet! Ze zijn niet gewend om zo te werken. Dit ‘vooropgezet’ communiceren voelt in het begin misschien wat geforceerd, maar het werpt zeker z’n vruchten af omdat je het proces nog tijdig kunt bijsturen waardoor tijdrovende en kostbare hersteloperaties voorkomen kunnen worden. Regelmatig afstemmen over disciplines heen en bewust eerder en frequent integreren vraagt om een gedragsverandering. Niet alleen een gedragsverandering van de technische disciplines, maar van iedereen die betrokken is bij het ontwikkelen van innovatieve technologische producten.
Om succesvol te zijn in productontwikkeling is het van belang te beseffen dat:
- … het ontwikkelen en realiseren van technisch complexe vraagstukken niet iets is wat je ‘even op de achterkant van een bierviltje’ doet of op basis van de overtuiging dat ‘iedereen een professional is’ en dat het dus wel goed zal komen.
- … het vrijwel onmogelijk is dat iedereen in de keten het geheel kan overzien (of er kennis van heeft). Daarom is het noodzakelijk om het werk op te splitsen in kleinere behapbare onderdelen die voor een team of expert helder en uitvoerbaar zijn.
- … dat teams en experts op verschillende momenten in tijd werken aan het ontwikkelen en realiseren van de oplossing en dat juist tijdens het uitvoeren van dit werk belangrijke keuzes worden gemaakt over hoe (de onderdelen van) de oplossing ontwikkeld en gerealiseerd worden. Daarom is regelmatig afstemmen en vroegtijdig en frequent integreren een van de belangrijkste sleutels tot succes.
Synchroniseren op inhoud en planning: van één keer integreren op het eind naar eerder en frequent integreren
Om vertraging en rework te voorkomen, is het noodzakelijk om van één keer integreren op het einde van de rit te gaan naar eerder en meer frequent integreren. Zo verbind je de teams en experts, stroomlijn je de werkprocessen en besluitvorming en kun je eerder valideren of (onderdelen van) de oplossing naar verwachting functioneren. Eerder en frequent integreren is dus belangrijk om zo snel mogelijk te weten of verschillende modules van je product samen een werkend systeem opleveren en waar eventuele fouten zitten. Als je in meerdere teams en met verschillende experts verschillende onderdelen of modules ontwikkelt, is het belangrijk om de teams frequent en in ritme op inhoud en planning te laten synchroniseren.
Geef dus prioriteit aan het goed organiseren van:
- … het creëren van overzicht en inzicht in wie wanneer aan welk onderdeel van de oplossing werkt.
- … het in een ritme tussen de teams en experts synchroniseren van de voortgang, de inhoud en de genomen besluiten met focus op de integratiepunten.
- … investeren in het eerder (geautomatiseerd)/gesimuleerd) valideren van de juiste werking tussen de onderdelen en de mate waarin de gehele oplossing aan de verwachting zal voldoen.
‘Oops, it worked!’
Zo verbind je teams en experts zowel op technisch- procesmatig- als menselijk niveau en kun je alle losse puzzelstukjes eenvoudiger stroomlijnen en integreren tot een geheel. Dit zorgt niet alleen voor een enorme versnelling in het ontwikkelen en realiseren van de oplossing, ook voorkom je zo dat je bij oplevering van de oplossing voor onaangename en vaak kostbare verrassingen komt te staan. En wanneer het je elke keer weer lukt om steeds de beste ideeën sneller op de markt te brengen, groeit het vertrouwen van je organisatie in de gekozen strategie. Je bent nu niet alleen goed geworden in de executie, het wordt ook steeds makkelijker voor je om sneller in te spelen op nieuwe kansen in de markt.
En dan kun je met trots tegen elkaar zeggen: ‘Oops, it worked!’ ☺
