Om snelheid te kunnen maken in het proces van productontwikkeling, is het belangrijk om besluiten in dit proces zo laag mogelijk in de organisatie te laten nemen. We noemen dit decentrale besluitvorming; één van de principes van Lean en Agile. Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw mensen deze besluiten ook daadwerkelijk kunnen nemen?
Elk besluit dat moet worden geëscaleerd naar hogere niveaus in de organisatie leidt tot vertraging ofwel ‘wachttijd’. Naast vertraging kan escaleren ook leiden tot mindere kwaliteit van de genomen besluiten vanwege het ontbreken van lokale context, specifieke vakkennis en de veranderingen in het project die zich kunnen voordoen tijdens de wachttijd. Vaak zijn het de vakmannen en vakvrouwen in de teams die over de juiste kennis beschikken waardoor zij een betrouwbaar en kwalitatief besluit kunnen nemen. Door je teams verantwoordelijkheid te geven voor het voorbereiden en nemen van belangrijke besluiten, neemt het gevoel van eigenaarschap toe. Als een voorstel voor een besluit goed is voorbereid en onderbouwd, dan vormt het ‘ja’ zeggen slechts een hamerstuk voor een stuurgroep. En dat is precies de situatie waar je naartoe wilt.
Kennis is key
Alleen, hoe neem je nu als team met vertrouwen een goed besluit? Hiervoor is kennis nodig. Vaak gaat dit over vakinhoudelijke kennis van de verschillende disciplines die bij de ontwikkeling van het product betrokken zijn. Daarnaast moet de kennis er op het juiste moment zijn en moet deze met de juiste mensen worden besproken zodat het leidt tot goede integrale besluiten. En je raadt het waarschijnlijk al; goede besluiten nemen is iets dat je moet organiseren. Wij helpen engineers en teams om dit op een goede manier aan te pakken. Het framework van Rapid Learning Cycles kan teams hierbij helpen door:
- Samen te definiëren welke te nemen besluiten belangrijk zijn in het te ontwikkelen product.
- Samen te definiëren welke kennis nog ontbreekt om deze besluiten te kunnen nemen.
- Het goed visueel maken van de te vergaren kennis en te nemen besluiten in workflow tooling om zo samen grip te houden.
- Het aanbrengen van iteraties om op reguliere basis kennis te delen en besluiten te nemen als team.
Zo boost je zelfvertrouwen en eigenaarschap
Als je besluiten zo laag mogelijk in de organisatie gaat laten nemen, zeg je hiermee tegen je mensen: “Jullie zijn de experts dus jullie zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van het besluit.” Hiermee geef je je mensen het volle vertrouwen dat ze het kunnen en dat ze een juist besluit zullen nemen. Dit vertrouwen geeft op zijn beurt weer een boost aan het zelfvertrouwen van je teams en aan het gevoel van eigenaarschap waardoor ze de gegeven verantwoordelijkheid ook durven te gaan dragen.
People skills
Maar kunnen alle engineers en teams zomaar samen de juiste besluiten nemen? Nee, helaas gaat dit niet vanzelf. Daar zijn wel bepaalde skills voor nodig die te maken hebben met de menselijke kant van veranderen en ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan skills als:
- Hoe luister ik naar iemand?
- Hoe breng ik mijn mening op een effectieve manier over?
- Hoe geef ik opbouwende feedback?
- Hoe ontvang ik feedback?
Al deze aspecten en skills spelen een rol bij het succesvol veranderen van een trage centrale besluitvorming naar een soepele decentrale besluitvorming daar waar de kennis in de organisatie zich bevindt.
Nieuwsgierig geworden?
Wil jij meer weten over hoe ook jouw teams zich kunnen ontwikkelen en kunnen leren zelfstandig goed onderbouwde besluiten te nemen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag! Wij zijn Stratos en Synergio.
