Strategie en de uitvoering ervan zijn in de dagelijkse praktijk van veel organisaties vaak niet met elkaar verbonden. Door portfolio management in te zetten vanuit de strategische doelstellingen van je organisatie, wordt het werk geprioriteerd op toegevoegde waarde, in lijn met de bedrijfsstrategie. Op deze manier zijn strategie en uitvoering wél met elkaar verbonden.
Vorig jaar juni organiseerden wij één van onze ‘Executive Round Tables’ met als onderwerp ‘Change Portfolio Management’. Het bleek een schot in de roos omdat portfoliomanagement zo’n hot topic is voor veel organisaties. Door de snelheid waarmee de veranderingen plaatsvinden, voelen organisaties dat ze ‘iets’ nodig hebben om een stuur op hun veranderprogramma’s te hebben. Tijdens deze Round Table merkten we ook dat er vooral behoefte is aan kennis over hoe je als manager concreet de strategie van je organisatie kunt verbinden met de uitvoering. Over het hoe en waarom van deze verbinding en de key role van portfolio management hierbij gaat deze blog. Tijdens de Round Table kwamen we erachter dat:
- de overgrote meerderheid van de medewerkers de strategie van organisatie niet kent.
- het overgrote deel van de CEO’s niet weet waar de eigen medewerkers dagelijks mee bezig zijn.
Keuzes maken is prioriteiten stellen
Change portfolio management wordt wel het stuur op verandering en verbetering genoemd omdat het de noodzakelijke veranderingen binnen de organisatie moet aansturen en in goede banen leiden. Het is bedoeld om organisaties te helpen met de juiste dingen bezig te zijn. Als manager of CEO heb je immers altijd te maken met limiterende factoren als tijd en geld. Daarom moet je de juiste keuzes maken. Om de juiste keuzes te kunnen maken is het belangrijk te weten waar jouw organisatie op dat moment aan werkt en hoe groot de verandercapaciteit is. Zodat je de strategie kunt verbinden met de uitvoering. Hierbij is het belangrijk om je te realiseren dat:
- je verander-organisatie steeds veranderingen aan het ontwikkelen is.
- je operationele organisatie die veranderingen of verbeteringen moet doorvoeren en gebruiken.
Change en Run
Om een voorbeeld te geven: bij de ontwikkeling van een applicatie wil je de voortgang van het ontwikkelproces bijhouden: welke functionaliteit is al klaar en welke nog niet (de change organisatie). Om vervolgens bij het gebruik van de applicatie te kijken: hebben we de applicatie goed ontwikkeld en, niet onbelangrijk; levert de applicatie ons op wat we ervan verwachten? (de run organisatie.) Belangrijk hierbij is dat je dit hele proces van ontwikkelen en gebruiken goed wilt kunnen overzien en managen. Je wilt het proces helemaal kunnen oprollen tot op managementniveau met alle bijbehorende relevante stuur data.
De winst voor je organisatie
Om je bestaansrecht te behouden moet je als organisatie steeds nieuwe producten en diensten bedenken en leveren. Daarbij is kansen zien en benutten van levensbelang. Portfolio management geeft richting aan dit proces. Het geeft organisaties de mogelijkheid om visie en strategie te delen en met elkaar te verbinden. Omdat het maken en in stand houden van deze verbinding zo complex is (want continu in beweging), kun je dit bijna niet doen zonder een goede tool, zoals Targetprocess, het management systeem dat wij bij Synergio leveren. Werken op basis van change portfolio management heeft twee grote voordelen:
- Het stimuleert managers om eerst keuzes te maken over wat wel en niet belangrijk is. Eerst prioriteiten stellen dus. Stel jezelf daarbij de vraag: ‘wat hoeft nu eerst nog niet gedaan te worden?’ oftewel: ‘maximise the work not done’. Dan pas kun je ergens de focus op leggen en daarmee het verschil maken. Managers die werken volgens deze simpele methodiek merken dat wat zij zeggen, meer effect heeft binnen hun organisatie.
- Change portfolio management stelt medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling in staat hun eigen werk te plannen, waardoor voor het management inzichtelijk wordt waar iedereen op dat moment aan werkt en in welke fase van het ontwikkelproces de verschillende onderdelen van de organisatie zich op dat moment bevinden.
Fouten maken is noodzakelijk
Een belangrijk onderdeel van change portfolio management is hoe je als organisatie omgaat met fouten. Want fouten maken is de enige manier waarop je kunt ontdekken wat wel en wat niet werkt. Door te leren van gemaakte ‘fouten’ weet je hoe je het de volgende keer beter kunt doen. Belangrijk voor de ontwikkeling van een organisatie is dat het management fouten niet bestraft maar juist stimuleert. Bijvoorbeeld door het instellen van een ludieke prijs voor De Fout Van De Maand. De boodschap is dan: fouten maken is niet erg. Maar wees wel verantwoordelijk voor je fouten; deel ze met anderen en leer er samen van. Dit geldt niet alleen voor portfolio management maar eigenlijk voor alles wat je doet in een organisatie.
Even sparren?
Wil je weten wat change portfolio management voor jouw organisatie kan betekenen? Bel ons dan gerust om vrijblijvend te sparren. We denken graag met je mee.
Wij zijn Synergio. En dit is wat we onze klanten bieden:
- Effectief Portfolio Management.
- Continu toegevoegde waarde creëren.
- Continu leren en verbeteren.
- Effectieve teams
