Veel medewerkers kennen de strategie van de organisatie niet. En veel managers weten niet waar medewerkers precies mee bezig zijn. De verbindende schakel tussen strategie en uitvoering ontbreekt. En dat is een gemiste kans, want zo weten medewerkers niet hoe ze het beste kunnen bijdragen aan de doelen van de organisatie. Gelukkig is hier iets aan te doen.
Om je agile change portfolio goed te kunnen besturen zul je eerst richting moeten geven aan de verandering en/of verbetering die je voor ogen hebt. Met andere woorden: je moet een strategie definiëren die je helpt de gewenste verandering te bereiken. Deze leg je vast in de vorm van strategische thema’s of doelstellingen die je wilt bereiken. Vervolgens koppel je deze thema’s aan een of meer verander- of verbeterinitiatieven waarmee je de strategie aan de uitvoering verbindt. Dus als je weet waar je naartoe wilt en je hebt de initiatieven ontplooit om daar te komen, dan heb je al een van de belangrijkste fundamenten gebouwd om sturing te geven aan je veranderproces. Dit is het fundament voor de governance van het agile change portfolio.
Strategie en uitvoering verbinden
Een bekende methode om de strategische thema’s vast te leggen en meetbaar te maken is Objectives & Key Results (OKRs). Deze methode is een eenvoudig proces voor het vaststellen en afstemmen van bedrijfs-, waardeketen- en teamdoelstellingen en het verbinden van elke doelstelling aan 3 tot 5 meetbare resultaten (Key Results). Zie voor meer informatie: https://en.wikipedia.org/wiki/OKR. Onderstaand flowchart laat zien hoe je strategie en uitvoering aan elkaar kunt verbinden. Om de governance van je agile change portfolio goed in te richten moet je twee dingen meetbaar maken:
- De voortgang van de uitvoering van de verander-/verbeterinitiatieven.
- De bijdrage aan de strategie van de veranderingen/ verbeteringen.
Zo meet je de voortgang van de uitvoering
In Agile worden verbeterinitiatieven ingevuld door middel van Epics/Features/ Stories. Dit noemen we de work breakdown; het in overzichtelijke brokjes opdelen van het werk. Door het werk agile te plannen en uit te voeren en zowel de planning als de voortgang bij te houden in een tool, zoals Targetprocess, kun je op elk moment eenvoudig meten waar je staat. En door in kort cyclische sprints te werken, kun je altijd tijdig bijsturen en aanpassen. Nadat de Epics/Features/Stories zijn ontwikkeld, moeten ze opgeleverd worden, zodat de organisatie er gebruik van kan maken.
Hoe meet je de bijdrage aan de strategie?
Het meten van de bijdrage van een (deel)oplossing aan de strategie gebeurt logischerwijs op een later moment en op een andere manier dan het meten van de voortgang van het werk. Immers, om enig effect of verschil met de oude situatie te kunnen meten moet de nieuwe oplossing eerst een tijdje in gebruik zijn. Belangrijk hierbij is dat je aan het begin van het verbeter- of verandertraject een nulmeting uitvoert. Deze meting moet daarna op vaste momenten worden herhaald om te kunnen vaststellen of je de gewenste verandering daadwerkelijk bereikt hebt.
Flexibele planning & budgettering
Als de bijdrage van de geleverde oplossingen niet voldoet aan de verwachtingen – het resultaat kan zowel beter als slechter dan verwacht zijn – dan is het belangrijk om zowel planning als budgettering snel en flexibel te kunnen bijsturen. Dit, in tegenstelling tot de lange termijn planningen en budgetten die voor langere tijd vastliggen en vaak een tijdrovend goedkeuringsproces moeten doorlopen voordat de noodzakelijke aanpassing kan plaatsvinden.
Voldoen aan wet- & regelgeving
Alle industrieën en de producten die zij voortbrengen moeten tegenwoordig voldoen aan wet- & regelgeving (compliance). Dit legt vaak enorme beperkingen en/of verplichtingen op aan de gewenste ideale oplossing. Voor veel organisaties is het aantoonbaar voldoen aan wet- & regelgeving een noodzakelijk kwaad en vaak zien we dat de check op compliance tot het laatste moment wordt uitgesteld. Dit is echter niet de beste werkwijze. Want als er in zo’n laat stadium nog problemen worden gevonden, brengt dit grote, vaak financiële, risico’s met zich mee. Kortom; ook het aantoonbaar voldoen aan wet- & regelgeving is een belangrijk aspect voor het succesvol realiseren van de bedrijfsstrategie. Het is daarom een niet te onderschatten onderdeel van de governance van je agile change portfolio.
Meer weten?
Uiteraard is er nog veel meer te vertellen over dit onderdeel van agile werken. Wil jij weten hoe je de governance van je agile change portfolio het best kan inrichten? Bel ons gerust. We denken graag met je mee. Wij zijn Synergio.
