Zoals je weet is onze huidige wereld aan veel en snelle verandering onderhevig. Denk maar even aan de impact van Corona twee jaar geleden die we nu nog steeds voelen. En nog recenter: de oorlog in Oekraïne die wereldwijd handelsposities in en tussen landen beïnvloedt waardoor bijvoorbeeld materialen en gas opeens twee keer zo duur zijn geworden. Als ze al leverbaar zijn. Waarschijnlijk veranderen de wensen van jouw klanten hierdoor ook sneller.
Op dit soort veranderingen wil je als portfolio manager direct in kunnen spelen om je processen tijdig bij te sturen. Werk je nog met traditioneel portfoliomanagement, dan kan dit lastig zijn. Je hebt dan waarschijnlijk aan het begin van het jaar al je planning, je mensen en je budgetten vrijgemaakt. En die budgetten wil je natuurlijk ook opmaken om projecten te realiseren. In deze onvoorspelbare tijd kun je eigenlijk niet meer toe met traditioneel portfoliomanagement. Een meer Lean-Agile portfoliomanagement biedt je de flexibiliteit die je juist nu hard nodig hebt. Door plannen continu te evalueren en bij te stellen. En door de prestaties van het portfolio te meten aan de hand van Objectives en Key Results (OKR). De uitkomst van deze manier van meten kan aanleiding zijn om aanpassingen in je portfolio aan te brengen, zodat je strategie en uitvoering weer met elkaar in lijn zijn.
Strategic Portfolio Review
Laten we eens kijken hoe het principe van strategisch portfoliomanagement en het bewaken van de voortgang precies in z’n werk gaat en welke vragen je jezelf zou moeten stellen in elke fase. Te beginnen met de linker kolom; Strategic Portfolio Review. In deze fase zijn twee dingen belangrijk. Enerzijds kijk je terug of je je doelstellingen hebt behaald. Maar je kijkt ook vooruit. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om een product in plaats van over een maand, direct te lanceren, voordat de concurrentie je achterhaalt.
Assess portfolio context:
Is er iets veranderd in onze omgeving of realiteit? En zo ja, heeft dit invloed op onze producten of diensten?
Maintain portfolio vision:
Moeten we onze visie aanpassen?
Review and update strategic themes:
Je kijkt vooruit en past zonodig je strategie aan.
Review investment horizon and other Lean budget guardrails:
In welke onderdelen van mijn portfolio moet ik dan nu meer/minder investeren?
Review KPI’s:
Is je meetmethode voor een eventueel nieuw product nog voldoende werkzaam, of moet je een nieuwe meetlat ontwikkelen?
Review portfolio roadmap:
Je gaat het nieuwe werk inrichten aan de hand van de nieuw verkregen resultaten.
Als we vervolgens naar de rechter kolom kijken, Portfolio Sync, dan gaat het vooral over het bewaken van de voortgang van je portfolio.
Review in-flight epics, evaluate mvp’s and make decisions:
Je kijkt naar de voortgang van het onderhanden werk en neemt go/no go besluiten over functionaliteiten (MVP) die je ontwikkeld hebt.
Advance epics through the Kanban system:
Het Kanban systeem is een voortgangsmechanisme dat ervoor zorgt dat de voortgang/flow in een project zichtbaar en gewaarborgd is.
Address blocks and impediments:
Waar loopt de voortgang spaak en moeten we ingrijpen?
Address cross value stream coordination:
Werken onze teams goed samen om alle deeloplossingen op te kunnen leveren met de juiste kwaliteit, functionaliteit en integraliteit, of zijn er blokkades of tekortkomingen?
Collect portfolio metrics and value stream KPI’s:
Voordat je een product op- of afschaalt, stel je jezelf de vraag: is de beoogde verbetering van ons product of dienst gelukt? Hoe ga ik dit meten? Is onze klant er blij mee? Willen ze het verbeterde product gaan gebruiken? Hoeveel mensen gaan er geen gebruik meer van maken? Als steeds minder mensen gebruik maken van je product of dienst, moet je overwegen om het ‘uit te zetten’ anders kost zo’n product of dienst uiteindelijk te veel geld.
Update portfolio roadmap:
In deze fase ga je je planning updaten. Je stelt je jezelf vragen als: Hoe gaat het met de voortgang van onze epics? Is een product opgeleverd? Dan kun je uit je planning schrappen. Is er een product bijgekomen? Dan voeg je dit juist toe.
De rol van de portfolio manager als facilitator
Zoals je ziet, is strategic portfolio review en portfolio sync, niets meer of minder dan een continue cyclische handeling van kijken of je zaken moet toevoegen of verwijderen en vervolgens weer je planning weer bijsturen. De rol van de portfolio manager kun je hierbij vergelijken met de rol van een kapitein op een schip. Op basis van objectieve data, zal de kapitein het schip bijsturen en de koers verleggen.
Van traditioneel naar Agile
Wil jij weten hoe je jouw project doelstellingen op een flexibele manier kunt behalen, tijdig bijsturen en de voortgang bewaken? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We denken graag met je mee.
Wij zijn Synergio. En dit is wat we onze klanten bieden:
- Effectief Portfolio Management.
- Continu waarde toevoegen.
- Continu leren en verbeteren.
- Effectieve teams.
