Als je tijd en geld investeert in de ontwikkeling van nieuwe producten, is het belangrijk dat je investering de ontwikkeling van je organisatie zo goed mogelijk dient. Je wilt je beschikbare resources zo efficiënt mogelijk inzetten. Maar hoe zorg je er nu voor dat je tijdens de ontwikkelfase grip houdt op inspanning en resultaat? Na een jaar kijken waar je uitgekomen bent is wellicht niet de meest effectieve strategie … Portfolio Management is een proces om hier grip op te houden.
In een organisatie waar producten worden ontwikkeld moet het voor iedereen, van management tot product ontwikkelteam op de werkvloer vanaf dag één duidelijk zijn wat het resultaat is wat we willen bereiken. Bij Synergio helpen we bedrijven al jaren nieuwe producten te ontwikkelen en hun bestaande producten aan te passen aan de laatste stand van de ontwikkelingen en de wensen van de klant. Een van de dingen waar we meestal mee beginnen is dat mensen leren van tevoren na te denken over vragen als:
- Wat is onze doelstelling met dit product?
- Waar willen we dit product naartoe ontwikkelen?
- Welke mensen met welke expertises moeten deze klus gaan klaren?
- Hoeveel tijd/budget/mensen hebben we hiervoor nodig?
Inzicht en overzicht zijn Key
Al deze informatie speelt een rol bij het maken van je planning, budget en in de afstemming naar de betrokken teams, het management en de directie.
Dat is best veel informatie om zomaar even te begrijpen en te onthouden. Toch zien we nog vaak dat deze informatie veelal in de hoofden van mensen zit. Informatie die niet voor alle betrokkenen toegankelijk en inzichtelijk is. Dit maakt zaken als afstemming en binnen planning en budget blijven wel heel lastig. Dus hoe zorg je er dan als manager voor dat iedereen weet wat de bedoeling is? Dan is een hulpmiddel dat inzicht en overzicht verschaft in het totale ontwikkelingstraject handig, zodat iedereen z’n werk goed kan doen.
Informatie beschikbaar maken op verschillende niveau’s
De noodzaak van het hebben van inzicht en overzicht geldt niet alleen voor de teamleden en de mensen op de werkvloer die de opdracht moeten uitvoeren. Ook op managementniveau wil je eens in de zoveel tijd weten: ‘Wat hebben we gedaan? Waar staan we nu? En past dat nog bij de huidige realiteit of moeten we bijsturen?’ Om deze actuele status van een ontwikkeltraject goed te kunnen beoordelen wil je een aantal parameters in één oogopslag helder in beeld hebben. Dit kan gaan om zaken als:
- Zitten we nog op schema?
- Hoeveel werk moet er nog gebeuren?
- Voldoet het resultaat nog aan de verwachtingen?
- In hoeverre is ons doel bereikt?
- Gaan we door op de bestaande weg of is de wereld om ons heen zo veranderd dat we ons beter kunnen aanpassen?
Statisch versus dynamische data
Om de actuele status van een project snel in beeld te krijgen en de resultaten te kunnen delen, heb je krachtige hulpmiddelen nodig. Wij zien in de praktijk dat ‘Office tools’ zoals Word, Excel en Powerpoint nog vaak hiervoor gebruikt worden. Maar deze tools zijn eigenlijk niet geschikt om grote projecten te managen. ‘Word’ is een tekstverwerker, Excel een rekenblad en Powerpoint een presentatie hulpmiddel. De data in deze tools is statisch in plaats van dynamisch. In de praktijk dus veel ‘geknutsel’ met zelf ontworpen spreadsheets. Soms kom je met deze werkwijze nog wel weg bij kleinschalige projecten waar maar een paar mensen bij betrokken zijn. Maar bij het managen van grotere projecten waarbij meerdere teams moeten samenwerken, schiet je tekort. Tenminste, als je je organisatie wilt besturen op basis van informatie die up to date is. Want maak je gebruik van oude of inconsistente data, dan kan je zomaar verkeerde beslissingen nemen. En daar is niemand blij mee natuurlijk. Krachtige tools die integraal alle data aan elkaar koppelen, vergelijkingen maken en deelbaar zijn met alle betrokkenen, kunnen hier echt het verschil maken.
Horizontale en verticale communicatie
Een software tool als Targetprocess is onder meer heel handig bij het leggen en onderhouden van de connectie tussen teams, de werkvloer en het management. Dus zowel horizontaal als verticaal. Als projectmanager of directielid wil je immers data als resultaten, cijfers, budgetten en planningen van al je teams naast elkaar kunnen leggen en vergelijken. Zodat je kwartaal gebaseerde planningen kunt maken op basis van actuele data. Dit houdt automatisch in dat de werkvloer aan het werk gezet wordt om na te denken hoe ze inzichtelijk willen maken wat ze hebben gedaan en wat nog gedaan moet worden. Daarnaast wil je aan het eind van elk kwartaal een review kunnen zien van:
- Wat was het plan, wat hebben we gerealiseerd, wat niet?
- Wat waren onze prioriteiten?
- Welke doelen en deadlines hebben we gehaald, welke niet?
Agile werken
Bovenstaande informatie wil je in één oogopslag kunnen zien, zodat je je volgende kwartaalplanning zonodig kunt bijstellen. Dit is – in essentie – de basis van agile werken. Wendbaar bezig zijn, in korte iteraties. Zodat je in elke fase van de opdracht kunt beoordelen of het goed gaat. En als de inhoud van de opdracht door de actuele situatie verandert, je je planning tijdig kunt bijstellen. Wij zien vaak dat door het gebruik van een goede support tool structuur wordt afgedwongen. Doordat mensen moeten gaan nadenken over hoe ze bepaalde data willen structureren.
Welke inzichten wil je kunnen verkrijgen?
Met een goede tool kun je ook inzichtelijk maken wat op dat moment het meest belangrijk is en daarop je prioriteiten aanpassen. Ook kun je op basis van de verkregen inzichten bijvoorbeeld de beslissing nemen om met de ontwikkeling van een bepaald product te stoppen. Die keuze om van koers te veranderen kun je beter maken op basis van feiten en cijfers. Een krachtige support software tool zorgt er dus altijd voor dat je:
- Belangrijke stuurinformatie altijd transparant en toegankelijk hebt.
- Informatie snel en eenvoudig boven water kunt halen.
- Informatie eenvoudig kunt delen met de gehele keten.
Even sparren?
Wil je ook een tool implementeren om portfolio management efficiënter te laten verlopen maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We denken graag met je mee over hoe we een tool het best kunnen inzetten binnen jouw organisatie.
Wij zijn Synergio. En dit is wat wij onze klanten bieden:
- Effectief Portfolio Management.
- Continu toegevoegde waarde creëren.
- Continu leren en keuzes maken.
- Creëren van goed samenwerkende teams.
