‘Vertrouwen komt te voet en gaat te paard’, is een veelgehoord gezegde. Het is vaak ook de reden waarom samenwerken in een team helemaal niet zo eenvoudig is. Daarom is het bij teamwork goed om niet alleen stil te staan bij de werkzaamheden die verricht moeten worden, maar ook te kijken naar de synergie of samenwerking binnen het team. Hoe pak je zoiets aan?
Ieder mens heeft unieke eigenschappen en deze verschillen tussen mensen zijn goed. Maar hoe kun je er nu voor zorgen dat iedereen vanuit zijn of haar eigen kracht kan acteren? En wat zijn – naast ieders persoonlijke waarden – de gedeelde waarden waar het hele team achter staat?
Vertrouwen is key
Patrick Lencioni beschrijft de dynamiek van een team aan de hand van een piramide met de titel ‘The five dysfunctions of a team.’ Laten we deze piramide eens nader bekijken. Vertrouwen is de basis van ieder succesvol team. Immers, zonder vertrouwen kun je geen constructieve discussies met elkaar voeren. Zonder vertrouwen kun je je niet committeren aan een plan. En zonder vertrouwen durven teamleden geen verantwoordelijkheid te nemen. Tot slot is er zonder vertrouwen ook geen focus op het gewenste resultaat. Conclusie: zonder vertrouwen kun je niets bouwen. Een team waar geen vertrouwen is, is moeilijk weer op de rit te krijgen. Daarom wil je vertrouwen bouwen of herstellen voordat het een probleem wordt. Om dit te bereiken moet je aandacht geven aan de relaties binnen het team tijdens alle fasen van het team. De piramide laat zien dat als vertrouwen ontbreekt, er van alles misgaat in de organisatie of in teams. Dit vertrouwen speelt op meerdere niveaus:
Vertrouwen van teamleden onderling
Dit vertrouwen is hard nodig voor de dagelijkse samenwerking binnen teams want je wilt erop kunnen vertrouwen dat je collega’s hun deel van het werk doen. Vertrouwen tussen teamleden onderling is dus nodig om werk los te kunnen laten dat een ander oppakt, om samen tot de beste oplossing te komen en om fijn te kunnen werken.
Vertrouwen van het management in het team
Vertrouwen van het management is nodig als basis om op te kunnen bouwen. Als het management een team niet vertrouwt zie je vaak ‘micromanagement’ ontstaan waarbij het management het team continu en bij iedere stap in de gaten houdt om zich ervan te verzekeren dat het juiste wordt gedaan. Dit levert stress op bij het team en daar ga je geen beter werk van opleveren. Als het management geen vertrouwen in een team heeft is het belangrijk te onderzoeken wat hiervan de oorzaak is. Is er wellicht sprake van te weinig kennis in het team, of zijn er fouten gemaakt in het verleden? Of is er onbegrip? Zonder vertrouwen van het management kun je geen goed team bouwen. Als dit de situatie is heb je als management dus een ‘Kip-Ei’ probleem.
Vertrouwen tussen verschillende teams
Als er vertrouwen is binnen het team en vertrouwen van het management dan volgt vertrouwen van andere teams vaak snel.
Geen one size fits all
Maar hoe ga je nu vertrouwen binnen je team creëren? Helaas is hiervoor geen ‘one size fits all’ oplossing. Gelukkig zijn er wel verschillende aspecten waarmee je aan de slag kunt:
Dynamiek van het team
Mensen zijn verschillend en in een team heb je juist deze verschillen nodig. Er zijn verschillende manieren om verschillende typen mensen uit te drukken. Een voorbeeld zijn de teamrollen volgens Belbin, waarvan je bijvoorbeeld leert of je een natuurlijke ‘voorzitter’ bent die makkelijk procedures aangeeft en bedoelingen verheldert, of dat je bijvoorbeeld een ‘bedrijfsman/vrouw’ bent die zorgt dat besluiten worden omgezet in concrete werkzaamheden. En dan is er nog de teamrol ‘plant’, dit is iemand die komt met vernieuwende creatieve ideeën. Bij het samenstellen van een team wil je erop letten dat de verschillende rollen ingevuld worden zodat de teamleden elkaar aanvullen. Wanneer je een team hebt dat niet goed werkt, kun je kijken welke rollen wel en niet ingevuld zijn en ervoor kiezen om de samenstelling van het team te veranderen.
Team waarden
Iedereen heeft zijn eigen waarden. Waarden die ik belangrijk vind zijn ‘eerlijkheid’, ‘openheid’ en ‘autonomie’. Maar dat zal weer anders zijn voor een collega waarmee ik werk. Door elkaars waarden te begrijpen kun je beter op elkaar inspelen en zo elkaars waarden respecteren. Daarnaast kun je met het team een gesprek voeren over welke waarden je als team voor staat. Dit zorgt ervoor dat je naast het hebben van een gezamenlijk doel ook het ‘hoe’ van de opdracht beschrijft. Als team kun je bijvoorbeeld waarden hebben om respectvol maar ook met moed en nieuwsgierigheid een opdracht uit te voeren.
Fase waarin een team zich bevindt
Wanneer je een team samenstelt of wanneer er nieuwe teamleden bijkomen zal het team zich opnieuw moeten vormen. Het model van Tuckman omschrijft vier fases die teams doorlopen: forming, storming, norming en performing. Tijdens de eerste fases zal er altijd wat wrijving ontstaan tussen teamleden. Door die wrijving als team op te pakken en om te zetten in positiviteit zorg je voor het opbouwen van vertrouwen.
Bekend maakt bemind
Als manager probeer je jouw team zo goed mogelijk door bovenstaande fase heen te leiden. Geen model is perfect. Maar door ‘strubbelingen’ samen te bespreken ga je elkaars zwakke en sterke punten beter leren kennen en waarderen. Maar wanneer bespreek je dit soort zaken nu het best in je team? Daar heb je – als jouw organisatie agile werkt – zogeheten ‘retrospectives’ voor. In deze feedbackrondes ga je als team terugkijken naar ‘waar zit wrijving’ en ‘wat werkt goed’ en ‘wat werkt niet goed’ en leer je op een respectvolle manier feedback geven en ontvangen. Het is belangrijk om tijdens deze retrospectives ook te benoemen wat er allemaal goed gaat. Het doel is immers om samen te ontdekken hoe je als team kunt gaan ‘vliegen’.
Blijf bouwen aan vertrouwen
Niks komt vanzelf. Ook vertrouwen niet. Daarom is het belangrijk om te blijven bouwen aan vertrouwen en aan de sterke punten van je team. Ons advies? Gebruik de sterke punten van de teamleden. Focus op elkaar leren kennen. En maak vertrouwen bouwen een integraal onderdeel van Leren & Verbeteren binnen je organisatie. Want vertrouwen kun je niet afdwingen, dat moet groeien. En zijn er meningsverschillen in het team? Focus je dan op de inhoud en structureer het gesprek zodat iedereen zijn zegje kan doen. Ga uit van ieders goede intenties. En onthoud: fouten maken mag.
Meer weten?
Wil jij weten hoe je kunt bouwen aan het vertrouwen binnen jouw team? Kijk dan op www.synergio.nl of bel ons. We denken graag met je mee.
