Plannen bij de bron levert een haalbare planning op. Betrek je team bij het planningsproces!
Waar de planningen gemaakt worden, kom je vaak ook wishfull thinking tegen. Er is budget gekregen en daaraan wordt de planning gehouden. Er zijn vaak tools waar alleen de projectleider in werkt en niet het hele team. Wellicht herken je het. Je haalt bij iedereen informatie en stelt aan de hand daarvan een planning op die je vervolgens moet rapporteren aan jouw opdrachtgever.
Je hoopt maar dat je als projectleider iedereen gesproken hebt, zodat het een realistische planning wordt. Als projectleider ben je veel tijd kwijt en je mist wellicht nog informatie. Natuurlijk ben je je bewust van de rooskleurige planning, maar het is beter ‘op schema’ te communiceren en snel een project op te leveren, toch?! In de laatste dagen voor de deadline komen vaak de problemen tevoorschijn. Dat had je graag eerder willen weten…
Dit kun je voorkomen door je team te betrekken bij het planningsproces. De volgende gedachte die we in het werkveld tegenkomen, laat dit heel duidelijk zien: “Onze projectmanager stelt vaak de planning op, maar daarmee is het meer zíjn planning en niet de onze. Wij weten eigenlijk veel beter wat we wanneer kunnen opleveren. Wij zijn dus eigenlijk veel beter in staat om een planning op stellen vanuit onze expertise.”
Waar begin je?
Je wilt heel graag je team betrekken bij de planning, maar hoe maak je een begin? Het is eigenlijk een andere manier van werken. Een mind-set die je moet trainen. Meestal begeleiden we ook de introductie in agile werken. Met het team gaat dit vaak heel goed. Bij het management of de lagen daarboven zien we vaak een uitdaging. Dit heeft vaak met de controlemodus te maken. Vaak moet men leren om besluitvorming te decentraliseren naar beneden, naar de teams. Leren loslaten en leren om naar de teams te kijken.
Confidence vote
Daarom is tijdens de planningsessie die confidence vote ook zo belangrijk. Daarmee uit het team het vertrouwen dat de planning gerealiseerd kan worden. Wanneer dit gedaan is, dan komt er vertrouwen om uit de controlemodus te komen. Hier hoort voor ons vanzelfsprekend coaching en begeleiding bij. We leveren niet alleen tools, maar ook een methode en structuur, die hierin mee helpt veranderen. De combinatie maakt het succesvol. Op deze manier kun je het werk efficiënt ondersteunen. Je wilt niet meer werken met traditionele tools zoals Word en Excel. Het is teveel handwerk om het planning en uitvoering nauwkeurig en efficiënt te doen.
Gezamenlijke planning
Daarom werken we met Targetprocess zodat je snel en eenvoudig een teamplanning kunt opstellen. Zoals al gezegd; bij een teamplanning hoort een confidence vote en dat maakt het ook echt een gezamenlijke planning. Wanneer een post-it is opgepakt, zie je dit automatisch in het grotere verhaal. Mogelijke problemen en risico’s kun je direct met anderen bespreken. Het is namelijk een gezamenlijk plan en men zit niet ieder afzonderlijk in een eigen koker. Blokkades worden gezamenlijk besproken en vervolgens opgelost. Zodat men in de uitvoering het werk op kan pakken en daarmee naar de volgende status kan trekken. Als projectleider hoef je het niet meer alleen te doen, maar werk je echt samen met je team.
Ben je enthousiast geworden en wil je een helpende hand? Bel of mail ons en we beantwoorden jouw vragen: 085 2735185 | info@synergio.nl
