Het is belangrijk om focus te houden in projecten met diverse disciplines. We hebben hiervoor 7 stappen geformuleerd.
Het ontwikkelen van nieuwe producten wordt steeds complexer. Meer en meer disciplines zijn betrokken bij de ontwikkeling van een product. De voorsprong die je als bedrijf misschien tientallen jaren geleden hebt opgebouwd, kun je snel dreigen te verliezen als je niet inspeelt op veranderingen in de markt. Hoe houd je focus en een gezamenlijk beeld in grote productontwikkelingsprojecten met diverse disciplines?
Je hebt het vast al wel voorbij zien komen, maar we noemen het nog een keer. Plan om de 2 tot 3 maanden een Big Room Planningsessie met alle teamleden. We zien dat dit werkt en dat je er vrij snel de vruchten van plukt.
Succes Big Room Planningsessie
Het succes van een Big Room Planningsessie zit vooral in het hebben van een vaste agenda en heel veel structuur. Het is erg productief, omdat je samen stil staat bij;
- hoe ver je bent met het project.
- wat jullie gezamenlijke uitdagingen zijn.
- welke focus ieder team in het project heeft de komende tijd.
Waarom Big Room Planningsessie?
Onder andere de volgende kenmerken maken een Big Room Planningsessie zo geliefd bij onze klanten:
- Alle teams en betrokken belanghebbenden komen samen om te kijken wat er is bereikt, maar vooral ook wat de focus en uitdagingen worden de komende tijd.
- Het werk wordt visueel samengebracht op een groot bord, waardoor afhankelijkheden tussen werkzaamheden en daarmee tussen teams zichtbaar kunnen worden gemaakt. Er is ruimte voor mensen om hun zorgen en issues te uiten die ze hebben bij het plan van de komende tijd.
- Mijlpalen, scopewijzigingen en de prioriteiten worden gecommuniceerd en vormen daarmee het kader voor de teams om hun werkzaamheden voor de komende 2 tot 3 maanden in te plannen.
- Aan ieder team wordt gevraagd of ze vertrouwen hebben in het plan. Ze geven hiermee expliciet hun commitment aan het plan en de beoogde resultaten voor de komende 2 tot 3 maanden.
Hoe organiseer je een Big Room Planningsessie?
In de praktijk kan het lastig zijn om een Big Room Planningsessie te organiseren. Ons advies is; gewoon doen. We hebben 7 stappen geformuleerd die je gaan helpen om meer focus te krijgen in je teams en projecten.
- Plan de BRP data ruim van te voren met een korte toelichting van het doel van de sessie en een agenda op hoofdlijnen.
- Deel je projectteam op in kleinere teams met een kleinere scope.
- Zorg voor sprekers en een overview van de voortgang van het project.
- Presenteer de visie en belangrijkste uitdagingen voor de komende maanden.
- Verzorg de benodigde faciliteiten en hou rekening met de logistiek tijdens de meeting.
- Maak zoveel mogelijk visueel en toegankelijk voor alle teams, van geplande werkzaamheden tot afhankelijkheden, van prioriteit tot issues.
- Zorg dat (tussen)resultaten voor iedereen zichtbaar zijn en gecommuniceerd kunnen worden
Laat ons weten hoe jouw [eerste] Big Room Planningsessies gaan. Advies nodig? Bel 085 2735185 of mail naar info@synergio.nl
