Hoe organiseer je een snelle feedbackloop en wat levert het op voor het bedrijf?
Waarom zou je als organisatie een snelle feedbackloop willen organiseren? Je kunt dan eerder leren of de oplossing aan de verwachting voldoet en waar de fouten zitten. Op die manier heb je minder rework later in het project en kun je dus sneller projecten opleveren. In ons blog kun je hier meer over lezen. Het lijkt zo makkelijk, maar het punt is vaak dat mensen het lastig vinden om sneller en vaker feedback te vragen en te leveren op het werk. Waarom eigenlijk en hoe…
We realiseren ons dat als je traditioneel kijkt naar de implementaties van Systems Engineering bij organisaties, er wordt gestuurd op het aanleveren van complete documenten. Wat je dan krijgt is een hele lange feedbackloop, want het document wordt doorgaans pas gereviewd als het zo goed als af is. Om sneller te worden als organisatie en om minder rework te hebben, moet je er juist voor zorgen dat mensen sneller leren en dus eerder feedback krijgen op hun werk.
Systems Engineering met Lean en Agile
Dit kun je bereiken door naast Systems Engineering ook de mindset van Lean en Agile te omarmen in je organisatie. Wij noemen dit Lean Agile Systems Engineering*. Daarbij zorg je dat engineers hun werk opknippen in kleinere stukken en op gezette tijden een demo geven of presenteren wat ze tot dan toe hebben bereikt. Ook al is dat maar half af of is er slechts een klein begin mee gemaakt. Je hebt als doel om een snellere feedbackloop te organiseren en engineers regelmatig op de raakvlakken af te laten stemmen, zodat je samen werkt aan één integraal product.
Lastig in de praktijk
Dit klinkt heel makkelijk, maar blijft in de praktijk lastig voor mensen. Onze ervaring bij het team van Synergio is dat het soms nog steeds moeilijk is om dingen te laten zien die nog niet af zijn. Je moet hierdoor transparant zijn over hoe ver je bent, je kwetsbaar opstellen dat iets nog niet goed is en je schrap zetten voor een hoop feedback. Dit komt waarschijnlijk voort uit het feit dat de meeste mensen er niet van houden zaken te presenteren die maar half af zijn. Dit zien we ook bij de engineers met wie we samenwerken. Zij zijn in staat om enorm slimme oplossingen te bedenken en staan niet per se graag in de picture. Hun uitgangspunt is vaak; ‘als iets nog niet af is, dan heeft het ook nog geen zin om iets te laten zien. Ik wil graag eerst zeker weten dat het werkt’. Als je het vragen van vroege feedback aan de engineers zelf overlaat, dan zal de meerderheid daar geen prioriteit aan geven, omdat:
- Het toch al druk is.
- Het nut er nog niet van wordt ingezien; je bent immers nog niet klaar.
- Het gedrag normaal gesproken is om het pas te laten zien aan anderen als iets af is.
Systematisch inplannen
Het is belangrijk om de inhoudelijke voortgang systematisch in te plannen. Dit kun je iedere 2 of 3 weken doen door ingeplande demo’s. Hiermee staat het vast en moet men de voortgang wel delen. Op die manier zorg je ervoor dat engineers presenteren hoe ver ze zijn. Het is een kwestie van doen en vervolgens ervaren dat het niet erg is om te presenteren terwijl het nog niet af is. Je valideert hiermee meteen of je op de goede weg zit.
Wat levert het op?
De engineer krijgt feedback op de inhoud, of de eisen goed zijn geïnterpreteerd en of het resultaat aan de verwachting van de klant voldoet. Als je hier na 2 of 3 weken al achter kunt komen in plaats van bij de review van het totale ontwerp of document is dat natuurlijk winst. Ook is de inhoud beter te overzien als je het in kleinere stukken knipt en elke 2 of 3 weken de resultaten bespreekt. Wij noemen dat werken in iteraties of sprints.
De andere kant is dat de klant beter kan bijsturen als dat nodig is en dat eventuele wijzigingen eerder in het engineeringstraject meegenomen kunnen worden. Dat scheelt een hoop frustratie en herplannen van toekomstig werk als wijzigingen tijdig worden meegenomen. Door sneller en vaker feedback te krijgen, wordt er toegewerkt naar een eindproduct dat zo dicht mogelijk bij de behoefte van de (eind)klant staat.
Wil je aan de slag, maar hulp nodig? We helpen je graag! 085 2735185
Waarom Systems Engineering met een Lean Agile mindset
Systems Engineering (SE) is een bewezen methode voor het ontwikkelen van complexe hard- en softwaresystemen met multidisciplinaire teams. Het borgt dat je een kwalitatief goed product maakt dat voldoet aan de vraag.
In de praktijk zien we helaas vaak genoeg dat organisaties die overstappen op SE niet altijd in staat zijn om deze verbetering goed door te voeren. Het toepassen van SE voelt dan als stroperig, veel administratief werk en bevordert de samenwerking niet tussen meerdere disciplines. En dat is erg jammer!
Door Systems Engineering met een Lean Agile mindset toe te passen zorg je ervoor dat SE op een meer natuurlijke wijze wordt ingebed in hoe mensen en teams met elkaar samen werken. Daarnaast zorgt de Lean Agile mindset tevens voor belangrijke vaardigheden die cruciaal zijn voor het realiseren van high performing teams.
Wij combineren productgerichte methoden, zoals Systems Engineering, en procesgerichte methoden, zoals Lean en Agile, om samen met onze klanten via high performing teams de beste oplossingen te ontwikkelen.
