We zitten met een schaarste aan menskracht in de markt. Ondanks deze krapte wil je als bedrijf blijven groeien en je producten op de markt brengen. Dit zorgt ervoor dat de werkdruk bij medewerkers continu hoog is. Hoe zorg je er als manager voor dat je mensen niet ‘opbranden’ en dat ze plezier in het werk houden?
Te veel werk op je bordje werkt averechts voor mensen waardoor zaken geheid fout gaan. Denk maar eens aan medewerkers die van elkaar niet weten waar ze aan werken. Of medewerkers die niet het belangrijkste werk oppakken. Daar komt nog bij dat als je het werk te snel wilt doen, je kwaliteit omlaag gaat. Bovendien kunnen je mensen op deze manier sneller burn out raken. Als dat gebeurt ben je nog verder van huis.
Maar hoe zorg je er dan voor dat je mensen de werkdruk wel aankunnen?
Je herkent het vast wel: het werk stroomt continu binnen vanuit verschillende hoeken. Er zijn altijd projecten die lopen of die opgestart moeten worden. Ook updates en onderhoud aan producten die al in de markt staan en serviceverzoeken van klanten zijn een doorlopend proces. En dan is er nog de continue cyclus van procesverbeteringen doorvoeren. Alles is belangrijk en alles moet gebeuren. Maar als alles moet gebeuren, wat geef je dan prioriteit?
Stop starting, start finishing
Samenwerken met meerdere disciplines is daarom belangrijk. En samenwerken doe je als team. Een goed functionerend team heeft heldere rollen, events, artifacts en doelen. Wij noemen dit de ‘Team Essentials’. Dit zijn de elementen die je voor een team moet inrichten om succesvol te kunnen zijn. Het werken vanuit prioritering, waarbij het team pas nieuw werk oppakt wanneer het vorige is afgerond, is hier één element van. Het credo ‘Stop starting, start finishing’ helpt teams eraan herinneren dat er niet te veel werk ‘open’ staat. Immers, alleen afgerond werk is van waarde voor je klant.
Hoe faciliteer je prioritering in je organisatie?
De belangrijkste uitdaging is dat je inzicht moet zien te krijgen in de totale hoeveelheid werk die op het bordje van je team ligt om hier vervolgens prioriteiten in aan te geven. Probeer nooit al het werk in een keer uit te voeren maar deel het op in afgebakende stapjes waarbij je aangeeft wat eerst moet en wat later kan. Zo voorkom je dat medewerkers zo overladen worden dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Als manager ondersteun je het team door het proces in te richten. Hierbij hoef je niet zelf verantwoordelijk te zijn voor de prioritering. Deze verantwoordelijkheid kan ook liggen bij een Product Manager of Team Lead. Hoe help je nu als manager het proces goed te organiseren voor je mensen?
Zo organiseer je het werk in drie stappen:
Stap 1: Maak het totale werk inzichtelijk: verzamel het werk vanuit verschillende richtingen zoals nieuwe features, maintenance en service verzoeken. Bepaal hoe je deze werkstromen ten opzichte van elkaar gaat prioriteren.
Stap 2: Laat het team het werk voor het komende kwartaal plannen, zodat iedereen weet wat hij\zij moet oppakken. Zorg ervoor dat het werk van verschillende teams onderling is afgestemd.
Stap 3: Als de prioritering eenmaal helder is, accepteer dan ook dat niet alles kan en handel hiernaar. Bijvoorbeeld door met stakeholders in gesprek te gaan over de gevolgen van de planning. Zo waarborg je de continuïteit en help je mee aan het behalen van de lange termijn doelen van je organisatie.
Geef als manager zelf het goede voorbeeld
Wanneer het proces voor je teams goed ingericht is, let er dan ook op dat je geen extra druk op je mensen legt. Bijvoorbeeld door zelf door het proces ‘heen te lopen’. Geef het goede voorbeeld door afspraken na te komen maar ook door ‘nee’ zeggen als dat nodig is.
Je rol als leider omvat nu ook de rol van coach die zijn medewerkers ondersteunt. Bijvoorbeeld door het voeren van de juiste gesprekken met je mensen. Geef medewerkers de ruimte om even hun verhaal te doen, stoom af te blazen en adem te halen. En de winst? Teams krijgen op deze manier meer rust en focus wat bijdraagt aan het werkplezier en de creativiteit van mensen. Zo zorg je ervoor dat mensen het werk – ondanks de werkdruk – wel aankunnen.
Workshop ‘Van werkdruk naar werkplezier’
Wil je meer weten over hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw mensen hun werk goed en met plezier kunnen blijven doen? In maart 2023 organiseren we vanuit onze locatie Villa Oldenburg in Vught een workshop over dit thema met als titel: ‘Van werkdruk naar werkplezier’. De precieze datum en tijd maken we binnenkort bekend. Wij zijn Synergio.
