Begin met vroege verificatie bij de eisenanalyse in het ontwerpproces. Geen mismatch meer tussen de eisen en het uiteindelijke resultaat, maar een efficiënt proces tussen stakeholders en engineers.

Je zult ongetwijfeld onze volgende case kunnen herkennen. De eeuwige mismatch van eisen van de klant en de uiteindelijke eisen waar aan voldaan is door engineers. Wij komen dit in ieder geval vaak tegen. Hoe kan dit toch? Wij schetsen de situatie voor je, maar ook een eventuele oplossing.

We nemen als voorbeeld een project waar veel eisen waren gesteld door de klant. Er ging veel tijd verloren aan verificatie van de eisen. Na onze analyse bleek dat de meeste tijd zat in het terug redeneren waarom het ontwerp niet voldeed aan de eisen. Tevens was er veel herontwerp, omdat vergeten was bepaalde eisen mee te nemen tijdens het ontwerpproces. Dit waren vaak voor ontwerpers onbelangrijke details. Aan deze eisen moest alsnog (met tegenzin) voldaan worden. Dat geheel moest dan ook nog eens administratief vastgelegd worden.

Je kunt je voorstellen dat men hier een beetje zwaarmoedig van wordt. Als engineer, maar ook als stakeholder. Het lijkt zo logisch, maar hoe kan het dat in eerste instantie niet alle eisen meegenomen worden in het ontwerp? En kan dit hele proces beter?

Waarom het misgaat

Vaak krijgen engineers, nog los van regelgeving en standaarden, zo’n 1000-3000 eisen waaraan een ontwerp moet voldoen. Ga daar maar eens aan beginnen. In de praktijk wil men graag snel aan de slag (dat wil de klant ook) en worden niet alle eisen eerst geanalyseerd, omdat het teveel werk is aan de voorkant en we denken de vraag goed begrepen te hebben. In feite wordt die analyse dan uitgesteld tot het ontwerp bijna af is en dan wordt er gestart met de verificatie. Gevolg is dat je dan tegen allerlei eisen aanloopt die niet goed begrepen zijn en waar niet aan voldaan is. Voor de engineer is dit niet leuk, want het ontwerp moet over de kop en vaak is daar geen tijd meer voor. Voor de opdrachtgever of stakeholder is dit niet leuk, want alles wat je anders zou willen, heeft een grote impact.

De eisenanalyse in kleine stukken

Hoe zorg je er dan voor dat er als eerste een goede eisenanalyse is? Door de eisenanalyse behapbaar te maken en iedere twee weken een pakketje aan eisen te analyseren met de klant, vervolgens te ontwerpen en meteen te valideren met de klant. Dan heb je een korte feedbackcyclus, begrijp je beter wat de klant wil en heb je meer tijd om je ontwerp nog bij te stellen.

Bij het project hebben we deze aanpak toegepast. Aanvankelijk was er in het team veel weerstand, omdat men niet meteen aan de slag kon met ontwerpen. Dat snappen we heel goed. Het is ook een switch om cyclisch kleine stukjes van het geheel te leveren. Daarvoor moet je de principes van Systems Engineering goed kunnen toepassen.

Wat levert het op?

Wanneer je de analyse en verificatie van eisen zo vroeg mogelijk en in kleine stappen doet, dan gaat het zeker beter. Op die manier ga je echt het gesprek aan. Je leert elkaar kennen en leert elkaar stap voor stap steeds beter begrijpen. Dat leereffect behaal je niet als je alles in 1 keer analyseert, dan ontwerpt en aan het einde pas het ontwerp verifieert. Het gevolg bij het desbetreffende project was dat acceptatie van de producten door opdrachtgever bijna geen tijd meer kostte en er veel beter begrip was van wat de klant echt voor ogen had. Het gevoel van de administratieve last van verificatie was weg bij het team.

Het werkt echt!

We zien gewoon dat het werkt. Uiteraard zijn er in deze aanpak uitdagingen om de hoeveelheid eisen en het ontwerp in “slimme” stukken te knippen en goed te integreren, maar daar helpen we met onze kennis van Systems Engineering graag bij.