Publicaties

Hoe korter de time to market is bij het ontwikkelen van een product, hoe sneller je in staat bent om je klanten de waarde van je product te laten ervaren, hoe eerder je weet hoe je je product verder kunt optimaliseren en hoe groter de voorsprong die je kunt creëren op je concurrenten. Het versnellen van je time to market in je proces van productontwikkeling is een belangrijke sleutel tot succes. Maar hoe verkort je nu die time to market? Laten we eens kijken wat daarvoor nodig is.

Wil je een kortere time to market realiseren, dan speelt het principe van ‘flow’ of, wanneer jouw bedrijf producten ontwikkelt ‘product development flow’ een belangrijke rol. Maar eerst een korte uitleg over waarom een kortere time to market zo belangrijk is. Hoe eerder je een product op de markt brengt, hoe minder kosten je hoeft te maken en hoe eerder je feedback van jouw klanten krijgt, waarmee je jouw product verder kunt verbeteren. Daar komt nog bij dat als je een van de eersten bent die een product op de markt brengt,  je aandeel in de markt sneller kan groeien en daarmee de grootste kans op meer rendement.

De noodzaak van flow

Maar nu weer terug naar het principe van flow. Wat is dat precies, flow? En waarom is het zo belangrijk bij het creëren van een kortere ’time to market’? Flow is niets meer (of minder) dan de mate waarin een nieuw te ontwikkelen product door je organisatie kan stromen. Het liefst heb je dat dit productontwikkelproces moeiteloos en zonder al te grote obstakels door je organisatie stroomt. Dit bereik je door minder focus te leggen op de bezetting van de mensen en juist meer focus te geven aan hoe de werkstroom van het ontwikkelen van een product door de organisatie stroomt. Zo maak je een grote sprong voorwaarts in het verkorten van je time to market. Door het product of het werk dat gedaan moet worden op te delen in kleinere brokjes werk en door hier vervolgens in korte iteraties aan te werken. Zo heb je beter inzicht in de voortgang en krijg je sneller feedback op het deelproduct waardoor je weer sneller weet of je op de goede weg zit. Op deze manier bespaar je jezelf veel onnodig werk en daarmee kostbare tijd (time to market).

Focus is key

Met het ontwikkelen van een nieuw product zijn vaak meerdere mensen tegelijkertijd bezig. Die mensen zijn zelf vaak druk bezet en moeten hierdoor regelmatig wachten op elkaars input, of output. Het werk is vooral georganiseerd vanuit het principe van controle en bezetting: wanneer is wie op kantoor of beschikbaar etc … (efficiency). In de praktijk zien we bovendien dat de drukst bezette mensen vaak tegelijkertijd betrokken zijn bij verschillende projecten of initiatieven. Zij moeten hierdoor vaak meerdere malen per dag wisselen van context. Dit ‘task switching’ maakt het lastig om focus te houden op wat op dat moment je taak is. Door vaak te moeten switchen, heb je meer tijd nodig om antwoorden of oplossingen te vinden. Hierdoor ontstaat een toename van het aantal overdrachtsmomenten, wat vertraging veroorzaakt (wachttijd) en zien we het aantal fouten dat hersteld moet worden (herstelwerk) in het gehele proces toenemen.

Doing the right things, right in time …

De meeste mensen vinden het prettiger om zich op een dag met een afgebakend stukje werk bezig te kunnen houden. Dit levert immers sneller een resultaat op en daarmee een gevoel van voldoening. Zorg ervoor dat je task switching op een dag zoveel mogelijk voorkomt en werk met kleinere, behapbare incrementele werkpakketten (deliverables) die in korte iteraties van 2 tot 3 weken kunnen worden opgeleverd. Dit werkt niet alleen veel overzichtelijker voor iedereen, je stimuleert hiermee ook het eigenaarschap en je krijgt sneller feedback of je met de juiste dingen bezig bent. Dit alleen al bespaart je veel onnodig herstelwerk en kostbare tijd die je zinvoller kunt besteden. Denk maar eens aan het werk van een architect. Die toont bijvoorbeeld eerst een of meerdere artist impressions aan zijn opdrachtgever om waardevolle feedback te verkrijgen, alvorens het hele gebouw in detail uit te werken. Zo werkt het ook bij het creëren van flow en een kortere time to market. Het gaat erom de juiste dingen op het juiste moment te doen.

Maak ook een sprong voorwaarts in het verkorten van je time to market

Wil jij leren hoe je jouw time to market effectief kunt verkorten? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We helpen je graag.

Wij zijn Synergio. En dit is wat we onze klanten bieden:

• Effectief Portfolio Management.
• Continu waarde toevoegen.
• Continu leren en verbeteren.
• Effectieve teams.

Zoals je weet is onze huidige wereld aan veel en snelle verandering onderhevig. Denk maar even aan de impact van Corona twee jaar geleden die we nu nog steeds voelen. En nog recenter: de oorlog in Oekraïne die wereldwijd handelsposities in en tussen landen beïnvloedt waardoor bijvoorbeeld materialen en gas opeens twee keer zo duur zijn geworden. Als ze al leverbaar zijn. Waarschijnlijk veranderen de wensen van jouw klanten hierdoor ook sneller.

Op dit soort veranderingen wil je als portfolio manager direct in kunnen spelen om je processen tijdig bij te sturen. Werk je nog met traditioneel portfoliomanagement, dan kan dit lastig zijn. Je hebt dan waarschijnlijk aan het begin van het jaar al je planning, je mensen en je budgetten vrijgemaakt. En die budgetten wil je natuurlijk ook opmaken om projecten te realiseren. In deze onvoorspelbare tijd kun je eigenlijk niet meer toe met traditioneel portfoliomanagement. Een meer Lean-Agile portfoliomanagement biedt je de flexibiliteit die je juist nu hard nodig hebt. Door plannen continu te evalueren en bij te stellen. En door de prestaties van het portfolio te meten aan de hand van Objectives en Key Results (OKR). De uitkomst van deze manier van meten kan aanleiding zijn om aanpassingen in je portfolio aan te brengen, zodat je strategie en uitvoering weer met elkaar in lijn zijn.

Strategic Portfolio Review

Laten we eens kijken hoe het principe van strategisch portfoliomanagement en het bewaken van de voortgang precies in z’n werk gaat en welke vragen je jezelf zou moeten stellen in elke fase. Te beginnen met de linker kolom; Strategic Portfolio Review. In deze fase zijn twee dingen belangrijk. Enerzijds kijk je terug of je je doelstellingen hebt behaald. Maar je kijkt ook vooruit. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om een product in plaats van over een maand, direct te lanceren, voordat de concurrentie je achterhaalt.

Assess portfolio context:

Is er iets veranderd in onze omgeving of realiteit? En zo ja, heeft dit invloed op onze producten of diensten?

Maintain portfolio vision:

Moeten we onze visie aanpassen?

Review and update strategic themes:

Je kijkt vooruit en past zonodig je strategie aan.

Review investment horizon and other Lean budget guardrails:

In welke onderdelen van mijn portfolio moet ik dan nu meer/minder investeren?

Review KPI’s:

Is je meetmethode voor een eventueel nieuw product nog voldoende werkzaam, of moet je een nieuwe meetlat ontwikkelen?

Review portfolio roadmap:

Je gaat het nieuwe werk inrichten aan de hand van de nieuw verkregen resultaten.

Als we vervolgens naar de rechter kolom kijken, Portfolio Sync, dan gaat het vooral over het bewaken van de voortgang van je portfolio.

Review in-flight epics, evaluate mvp’s and make decisions:

Je kijkt naar de voortgang van het onderhanden werk en neemt go/no go besluiten over functionaliteiten (MVP) die je ontwikkeld hebt.

Advance epics through the Kanban system:

Het Kanban systeem is een voortgangsmechanisme dat ervoor zorgt dat de voortgang/flow in een project zichtbaar en gewaarborgd is.

Address blocks and impediments:

Waar loopt de voortgang spaak en moeten we ingrijpen?

Address cross value stream coordination:

Werken onze teams goed samen om alle deeloplossingen op te kunnen leveren met de juiste kwaliteit, functionaliteit en integraliteit, of zijn er blokkades of tekortkomingen?

Collect portfolio metrics and value stream KPI’s:

Voordat je een product op- of afschaalt, stel je jezelf de vraag: is de beoogde verbetering van ons product of dienst gelukt? Hoe ga ik dit meten? Is onze klant er blij mee? Willen ze het verbeterde product gaan gebruiken? Hoeveel mensen gaan er geen gebruik meer van maken? Als steeds minder mensen gebruik maken van je product of dienst, moet je overwegen om het ‘uit te zetten’ anders kost zo’n product of dienst uiteindelijk te veel geld.

Update portfolio roadmap:

In deze fase ga je je planning updaten. Je stelt je jezelf vragen als: Hoe gaat het met de voortgang van onze epics? Is een product opgeleverd? Dan kun je uit je planning schrappen. Is er een product bijgekomen? Dan voeg je dit juist toe.

De rol van de portfolio manager als facilitator

Zoals je ziet, is strategic portfolio review en portfolio sync, niets meer of minder dan een continue cyclische handeling van kijken of je zaken moet toevoegen of verwijderen en vervolgens weer je planning weer bijsturen. De rol van de portfolio manager kun je hierbij vergelijken met de rol van een kapitein op een schip. Op basis van objectieve data, zal de kapitein het schip bijsturen en de koers verleggen.

Van traditioneel naar Agile

Wil jij weten hoe je jouw project doelstellingen op een flexibele manier kunt behalen, tijdig bijsturen en de voortgang bewaken? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We denken graag met je mee.

Wij zijn Synergio. En dit is wat we onze klanten bieden:

• Effectief Portfolio Management.
• Continu waarde toevoegen.
• Continu leren en verbeteren.
• Effectieve teams.

Als grootste aanbieder van TV, Telefonie en Internet had VodafoneZiggo bijna net zoveel verschillende diensten als werkwijzen voor haar portfolio management. De directie zag in hoe belangrijk goed portfolio management eigenlijk was voor het bedrijf. Ze zochten naar een manier om Agile Portfolio management te adopteren. Synergio hielp het bedrijf hierbij door Targetprocess te implementeren; een tool die bedrijven helpt door agile portfolio management te ondersteunen.

Appels en peren scheiden

VodafoneZiggo had zelf met behulp van spreadsheet programma’s al een begin gemaakt met de nieuwe werkwijze voor portfoliomanagement. Maar ze merkten al snel dat dit niet het gewenste effect sorteerde, want nu hadden ze – in plaats van ‘One Way’ – ‘Many Ways’ of portfolio management gecreëerd. Op dat moment zijn onze consultants met hen aan de slag gegaan om Targetprocess te implementeren; een tool die agile portfolio management ondersteunt. We zijn begonnen met appels en peren van elkaar te scheiden en werkwijzen te standaardiseren. Met als doel op managementniveau weer een goed overzicht te krijgen. Tijdens de implementatie van een tool als Targetprocess kun je niet meer met vage termen en afspraken werken. Je moet deze zaken dan juist heel precies en consistent formuleren. Dit heeft VodafoneZiggo mede geholpen om ‘One Way’ of portfolio management aan te scherpen en consistent te maken. Dit traject nam anderhalf jaar in beslag en het loopt nog steeds. Bij Synergio begeleiden we klanten bij dit soort trajecten altijd in drie fasen:

1. Voordoen
2. Meedoen
3. Zelf doen

De huidige status van portfoliomanagement bij VodafoneZiggo is dat ze al een heleboel dingen zelf kunnen en voor meer specifieke zaken ze onze hulp inroepen. Op 30 november 2021 hield VodafoneZiggo Director B2B Joost Wijermars een webinar waarin hij vertelt voor welke uitdagingen zijn bedrijf destijds stond en hoe ze deze uitdagingen zijn aangegaan. Joost is zeer enthousiast over het verloop van het totale traject.

Joost Wijermars:

“Ruim twee jaar geleden kreeg onze onderneming de kans om twee bedrijven samen te voegen. Deze kans bracht echter ook enkele uitdagingen met zich mee. Want wat je wel vaker ziet bij telecombedrijven, is dat ze proberen om zeer goed en efficiënt te worden in al hun silo’s. Wat op zich natuurlijk goed is. Je wilt immers sterk zijn op het niveau van je productontwikkeling en je wilt sterk zijn op het gebied van je sales organisatie en je wilt sterk zijn in je service aan de klant.

Organiseren rondom klantbehoefte

Na het samenvoegen van de twee organisaties zagen we echter in dat we niet wilden dat onze mensen alleen efficiënt zouden zijn binnen hun eigen silo, maar minstens zo efficiënt in het denken in termen van wat de klant van ons wilde. We zochten dus naar een manier om onze belofte aan de klant waar te kunnen maken. We hebben toen verschillende modellen bekeken om dit te realiseren. De belangrijkste reden om voor de agile methode te kiezen, was dat we onszelf meer rondom de behoefte van onze klanten wilden organiseren, in plaats van rondom onze silo’s. We kwamen tot de conclusie dat de agile methode ons hierin het beste zou kunnen ondersteunen.

Beter voorspelbaar

Onze eerste uitdaging tijdens onze reis was er voor te zorgen dat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden en dat we daar als organisatie gezamenlijk naartoe zouden werken. Dit betekende ook dat we prioriteiten moesten stellen. En dat als we samen verantwoordelijk wilden zijn voor het eindresultaat, we niet meer de oude ‘chain of command’ leidend moesten laten zijn. Toen we eenmaal voor onszelf helder hadden waar onze prioriteiten precies lagen, zagen we ook dat we – om onze belofte aan de klant waar te kunnen maken – moesten investeren in onze human resources om ervoor te zorgen dat onze mensen de benodigde kennis konden opdoen. En doordat we vanaf dat moment gingen sturen op onze output, werden onze processen veel voorspelbaarder.

De belangrijkste inzichten die we tijdens deze transitiefase hebben opgedaan zijn:

• Dit zijn onze bottlenecks.
• Dit zijn onze tekortkomingen.
• Deze processen zijn van elkaar afhankelijk.

Het resultaat hiervan is dat we nu:

• een snellere time-to-market hebben.
• het ‘lastige gesprek’ aan het begin van een ontwikkelproces hebben en niet halverwege of aan het eind.
• onze teams zich steeds autonomer voelen binnen de organisatie.

De uitdagingen die er nog liggen zijn:

• De investeringen die we nog moeten doen. En omdat het meten van investering op customer outcome nieuw voor ons is, moeten we ons dit nog eigen maken voordat we het kunnen implementeren.
• Omdat we een in Nederland gevestigd bedrijf zijn, hebben we ook te maken met onze personeelsraad. Via hen krijgen we feedback over welke veranderingen we zouden moeten doorvoeren in de organisatie om te komen tot een end-to-end organisatiestructuur in plaats van de huidige hiërarchische organisatiestructuur. Maar deze veranderingen kunnen niet van vandaag op morgen doorgevoerd worden omdat de personeelsraad ook met de uiteindelijke plannen moet instemmen.
• Als deze stap gezet is, kunnen we gaan bouwen aan ‘de juiste kennis en kunde op de juiste plaats.’

De winst

Uiteraard kost dit hele proces van verandering veel tijd en zitten we nog midden in de transitie. Maar we kunnen nu al veel beter voorspellen wat we wel kunnen leveren en wat niet. Niets is nog perfect, maar we werken nu tenminste wel gezamenlijk, als organisatie naar ons doel toe. Dat is de belangrijkste winst die agile werken ons heeft gebracht.”

Als je tijd en geld investeert in de ontwikkeling van nieuwe producten, is het belangrijk dat je investering de ontwikkeling van je organisatie zo goed mogelijk dient. Je wilt je beschikbare resources zo efficiënt mogelijk inzetten. Maar hoe zorg je er nu voor dat je tijdens de ontwikkelfase grip houdt op inspanning en resultaat? Na een jaar kijken waar je uitgekomen bent is wellicht niet de meest effectieve strategie … Portfolio Management is een proces om hier grip op te houden.

In een organisatie waar producten worden ontwikkeld moet het voor iedereen, van management tot product ontwikkelteam op de werkvloer vanaf dag één duidelijk zijn wat het resultaat is wat we willen bereiken. Bij Synergio helpen we bedrijven al jaren nieuwe producten te ontwikkelen en hun bestaande producten aan te passen aan de laatste stand van de ontwikkelingen en de wensen van de klant. Een van de dingen waar we meestal mee beginnen is dat mensen leren van tevoren na te denken over vragen als:

1. Wat is onze doelstelling met dit product?
2. Waar willen we dit product naartoe ontwikkelen?
3. Welke mensen met welke expertises moeten deze klus gaan klaren?
4. Hoeveel tijd/budget/mensen hebben we hiervoor nodig?

Inzicht en overzicht zijn Key

Al deze informatie speelt een rol bij het maken van je planning, budget en in de afstemming naar de betrokken teams, het management en de directie.

Dat is best veel informatie om zomaar even te begrijpen en te onthouden. Toch zien we nog vaak dat deze informatie veelal in de hoofden van mensen zit. Informatie die niet voor alle betrokkenen toegankelijk en inzichtelijk is. Dit maakt zaken als afstemming en binnen planning en budget blijven wel heel lastig. Dus hoe zorg je er dan als manager voor dat iedereen weet wat de bedoeling is? Dan is een hulpmiddel dat inzicht en overzicht verschaft in het totale ontwikkelingstraject handig, zodat iedereen z’n werk goed kan doen.

Informatie beschikbaar maken op verschillende niveau’s

De noodzaak van het hebben van inzicht en overzicht geldt niet alleen voor de teamleden en de mensen op de werkvloer die de opdracht moeten uitvoeren. Ook op managementniveau wil je eens in de zoveel tijd weten: ‘Wat hebben we gedaan? Waar staan we nu? En past dat nog bij de huidige realiteit of moeten we bijsturen?’ Om deze actuele status van een ontwikkeltraject goed te kunnen beoordelen wil je een aantal parameters in één oogopslag helder in beeld hebben. Dit kan gaan om zaken als:

• Zitten we nog op schema?
• Hoeveel werk moet er nog gebeuren?
• Voldoet het resultaat nog aan de verwachtingen?
• In hoeverre is ons doel bereikt?
• Gaan we door op de bestaande weg of is de wereld om ons heen zo veranderd dat we ons beter kunnen aanpassen?

Statisch versus dynamische data

Om de actuele status van een project snel in beeld te krijgen en de resultaten te kunnen delen, heb je krachtige hulpmiddelen nodig. Wij zien in de praktijk dat ‘Office tools’ zoals Word, Excel en Powerpoint nog vaak hiervoor gebruikt worden. Maar deze tools zijn eigenlijk niet geschikt om grote projecten te managen. ‘Word’ is een tekstverwerker, Excel een rekenblad en Powerpoint een presentatie hulpmiddel. De data in deze tools is statisch in plaats van dynamisch. In de praktijk dus veel ‘geknutsel’ met zelf ontworpen spreadsheets. Soms kom je met  deze werkwijze nog wel weg bij kleinschalige projecten waar maar een paar mensen bij betrokken zijn. Maar bij het managen van grotere projecten waarbij meerdere teams moeten samenwerken, schiet je tekort. Tenminste, als je je organisatie wilt besturen op basis van informatie die up to date is. Want maak je gebruik van oude of inconsistente data, dan kan je zomaar verkeerde beslissingen nemen. En daar is niemand blij mee natuurlijk. Krachtige tools die integraal alle data aan elkaar koppelen, vergelijkingen maken en deelbaar zijn met alle betrokkenen, kunnen hier echt het verschil maken.

Horizontale en verticale communicatie

Een software tool als Targetprocess is onder meer heel handig bij het leggen en onderhouden van de connectie tussen teams, de werkvloer en het management. Dus zowel horizontaal als verticaal. Als projectmanager of directielid wil je immers data als resultaten, cijfers, budgetten en planningen van al je teams naast elkaar kunnen leggen en vergelijken. Zodat je kwartaal gebaseerde planningen kunt maken op basis van actuele data. Dit houdt automatisch in dat de werkvloer aan het werk gezet wordt om na te denken hoe ze inzichtelijk willen maken wat ze hebben gedaan en wat nog gedaan moet worden. Daarnaast wil je aan het eind van elk kwartaal een review kunnen zien van:

• Wat was het plan, wat hebben we gerealiseerd, wat niet?
• Wat waren onze prioriteiten?
• Welke doelen en deadlines hebben we gehaald, welke niet?

Agile werken

Bovenstaande informatie wil je in één oogopslag kunnen zien, zodat je je volgende kwartaalplanning zonodig kunt bijstellen. Dit is – in essentie – de basis van agile werken. Wendbaar bezig zijn, in korte iteraties. Zodat je in elke fase van de opdracht kunt beoordelen of het goed gaat. En als de inhoud van de opdracht door de actuele situatie verandert, je je planning tijdig kunt bijstellen. Wij zien vaak dat door het gebruik van een goede support tool structuur wordt afgedwongen. Doordat mensen moeten gaan nadenken over hoe ze bepaalde data willen structureren.

Welke inzichten wil je kunnen verkrijgen?

Met een goede tool kun je ook inzichtelijk maken wat op dat moment het meest belangrijk is en daarop je prioriteiten aanpassen. Ook kun je op basis van de verkregen inzichten bijvoorbeeld de beslissing nemen om met de ontwikkeling van een bepaald product te stoppen. Die keuze om van koers te veranderen kun je beter maken op basis van feiten en cijfers. Een krachtige support software tool zorgt er dus altijd voor dat je:

• Belangrijke stuurinformatie altijd transparant en toegankelijk hebt.
• Informatie snel en eenvoudig boven water kunt halen.
• Informatie eenvoudig kunt delen met de gehele keten.

Even sparren?

Wil je ook een tool implementeren om portfolio management efficiënter te laten verlopen maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We denken graag met je mee over hoe we een tool het best kunnen inzetten binnen jouw organisatie.

Wij zijn Synergio. En dit is wat wij onze klanten bieden:

• Effectief Portfolio Management.
• Continu toegevoegde waarde creëren.
• Continu leren en keuzes maken.
• Creëren van goed samenwerkende teams.