‘Had ik dit maar van tevoren geweten …’
Bij het implementeren van Lean Portfolio Management (LPM) zul je al snel ontdekken dat er ondersteunende tooling nodig is om dit adequaat te kunnen doen. LPM-tools ondersteunen je bij het genereren van inzichten en overzichten en het verbinden van strategie met uitvoering. Aangezien de keuze voor een tool een lange termijn beslissing is, wil je deze zorgvuldig maken. Synergio implementeert al vele jaren LPM-tools. We delen graag de valkuilen die we hebben gezien met je, zodat je kan profiteren van onze ervaring.
Valkuil 1: Proberen het systeem in één keer op te zetten
Wanneer je probeert het systeem in één keer op te zetten, zul je ontdekken dat je mogelijk aannames hebt gemaakt die niet juist zijn. Een systeem voor LPM zal worden gebruikt door gebruikers in verschillende rollen die verschillende behoeften hebben. Het implementeren van tooling voor Lean Portfolio Management is als het ontwikkelen van een product: ontwikkel dus in kleine stappen en in nauwe samenwerking met je klanten (de gebruikers). We noemen dit: denk groot, begin klein, schaal snel op. Bepaal welke elementen moeten worden geïmplementeerd en op welk niveau. Belangrijke elementen zijn OKR’s, een work breakdown structure en je organisatiestructuur.
Valkuil 2: Blijven werken in Excel naast het gebruik van de tool
Het doel van een portfolio management tool is om één enkele bron van waarheid te creëren. Wanneer alle gegevens in de tool staan, zal iedereen deze gebruiken en realtime updates hebben. Wanneer mensen toch nog steeds Excel-bestanden uit de tool extraheren om informatie te delen, is dit een signaal dat er iets mis is. Ofwel weten mensen niet hoe ze de tool moeten gebruiken, of niet alles wat ze nodig hebben is mogelijk met de tool. Als je ziet dat dit gebeurt, probeer dan de reden achter dit gedrag te vinden en op te lossen omdat het anders de enige bron van waarheid ondermijnt.
Valkuil 3: Denken dat een portfolio management tool alleen bedoeld is voor portfolio managers
Een portfolio managementtool is opgezet ter ondersteuning van portfolio management – dat strategie verbindt met uitvoering. Uitvoering wordt gedaan door de ART’s of tribes en hun teams of squads. Het is daarom belangrijk om de tool op te zetten ter ondersteuning van samenwerking op verschillende niveaus in de organisatie. Bijvoorbeeld: OKR’s zijn afgestemd op de strategie; waardestroom budgettering is afgestemd op financiën; en epics zijn afgestemd op de productmanagers en producteigenaren. Er zijn dus behoorlijk wat belanghebbenden die je moet betrekken bij de implementatie van de tool. Deze tool moet dan ook toegevoegde waarde hebben voor alle gebruikers; anders wordt het eerder ervaren als een administratieve last.
Valkuil 4: Ongecoördineerde aanpassingen
Wanneer iedereen een systeem kan aanpassen aan hun behoeften, kan het uiteindelijk een monster worden. Een tool voor Lean Portfolio Management (LPM) moet een gestandaardiseerd proces ondersteunen om mensen bij elkaar te brengen en een duidelijk en gesynchroniseerd beeld te hebben van prioriteiten en werkzaamheden die onderhanden zijn. Wanneer iedereen de tool aanpast vanuit het eigen perspectief, wordt dit doel niet bereikt.
Valkuil 5: Implementatie van één universeel proces
Zelfs wanneer je al een duidelijk proces opgezet hebt voor LPM (Lean Project Management), maakt de implementatie van een tool het proces altijd strikter. Onze les is dat zelfs wanneer alle processen van tevoren zijn gedocumenteerd en op één lijn zijn gebracht, je tijdens de implementatie zult merken dat mensen verschillende interpretaties hebben en dingen anders doen. Een sjabloon in PowerPoint is niet zo strikt als een sjabloon in een tool. Daarom is het belangrijk om te kiezen welke processen bedrijfsbreed hetzelfde moeten zijn en welke processen kunnen afwijken per bijvoorbeeld Agile Release Train of Agile team.
Het volledige whitepaper kun je hier downloaden.
Over Synergio
Synergio implementeert Apptio Targetprocess voor Lean Portfolio Management. Door het implementeren van tooling gedurende meerdere jaren, hebben we geleerd hoe we deze valkuilen kunnen vermijden. Zowel Synergio als Apptio zijn partners van Scaled Agile®. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bel ons! We denken graag met je mee.
