Steeds meer organisaties werken met wendbare (Agile) teams die kortcyclisch werken. En zoals bij veel veranderprocessen zijn financiën ook hier de sleutel tot succes. Hier liggen kansen voor Finance en Operatie om, door nauwer samen te werken, meer te halen uit bestaande middelen. Zo wordt bijvoorbeeld budgetteren en verantwoorden een stuk realistischer en effectiever. Met als kers op de taart dat je klantwaarde én de tevredenheid van je medewerkers toeneemt.
Finance als hindernis
Het doel van Finance in een agile organisatie is dus niet langer ‘hetzelfde doen met minder geld,’ maar ‘meer halen uit bestaande middelen’. Planning en controlcyclus schieten op dit vlak vaak hun doel voorbij. Ze zijn gericht op het beperken van risico’s. Zodra je de mensen en dus de kennis lostrekt van de projecten, wordt financieren meer een hindernis dan een toegevoegde waarde. Maar hoe zorg je er nu voor dat Finance gezien wordt als een factor die bijdraagt aan het succes van je organisatie? Dit begint met ervoor zorgen dat je middelen daar zijn waar ze het meest opleveren en bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie.
Zo werken veel organisaties nu
De traditionele werkwijze van Finance is in veel organisaties het toekennen van budgetten aan afdelingen en projecten. Vaak gebeurt dit in een jaarlijkse cyclus. Dit zorgt er echter voor dat voor de overgang van het financiële jaar alle plannen voor het komende jaar bedacht en ingediend moeten zijn. Meestal net na de zomerperiode begin oktober. Dit lijkt wellicht een logische werkwijze maar deze vaste cyclus zorgt ervoor dat er gedurende het jaar weinig flexibiliteit is om in te spelen op veranderende klantwensen of wijzigingen door te voeren. Daarnaast zorgt het voor een enorme druk tegen het einde van het jaar om van te voren alle mogelijke scenario’s voor het komende jaar alvast te moeten bedenken. Maar hoe moet het dan?
Zo werkt het beter: budgetten toekennen aan waardeketens
Een belangrijke stap om meer te kunnen halen uit je bestaande budget is het toekennen van budgetten aan de waardeketen in plaats van aan afdelingen en projecten. Een agile organisatie organiseert zichzelf rondom waardeketens. Deze bestaan uit multidisciplinaire teams die over functionele silo’s heen werken. Voor een development waardeketen bestaat dit uit het samenvoegen van product management, requirements, design, bouwen, testen en releasen naar de markt. In een geschaalde vorm van agile werken meerdere multidisciplinaire teams samen aan een product dat ontwikkeld wordt voor een (interne) klant. Hierdoor wordt het ontwikkelen van een product de verantwoordelijkheid van een groep mensen die het vertrouwen van de organisatie heeft. De verantwoordelijkheden worden dus lager in de organisatie gelegd waardoor er minder afhankelijkheden en overdrachtsmomenten ontstaan. Zo kan jouw organisatie het best inspelen op de wensen van een klant.
De randvoorwaarden
In plaats van het jaarlijkse toekennen van budgetten aan afdelingen, projecten en programma’s wordt nu het hebben van een constante capaciteit het uitgangspunt. Hierdoor fluctueren de kosten minder en is er meer stabiliteit voor werknemers. Door vervolgens een duidelijk doel mee te geven aan de waardeketen kun je ontwikkelprocessen optimaliseren door meer te halen uit de bestaande middelen.
Om dit succesvol te laten zijn moet een aantal randvoorwaarden georganiseerd worden:
- Budgetten voor een waardeketen worden niet jaarlijks bepaald maar in kortere cycli, bijvoorbeeld per kwartaal. Hierdoor is er flexibiliteit om in te spelen op veranderingen in de markt.
- Zorg dat de waardeketen heldere strategische doelen kent. Bijvoorbeeld: ‘we willen een jonger publiek aanspreken’ of: ‘we willen omzetgroei door niet alleen voor afzet in Europa maar wereldwijd te gaan.’ Door een heldere strategie te delen is het voor de waardeketen duidelijk waar de prioriteit moet liggen en wat men moet doen om succesvol te zijn.
- Zorg dat je met het bepalen van budgetten voor de waardeketen rekening houdt met de toekomst van je bedrijf: welke producten gaan krimpen in omzet, welke gaan groeien en in welke moeten we nu investeren voor de toekomst.
Investering in lijn met strategie
Een verandering in strategie vraagt om een andere verdeling van investeringen. Om deze flexibiliteit te bereiken investeer je in waardeketens en pas je het budget per waardestroom flexibel aan op vaste momenten gedurende het jaar. Op deze manier kun je makkelijker anticiperen op wensen van je klanten en wordt er meer waarde gehaald uit bestaande middelen. Zo blijft je investering in lijn met de nieuwe strategie die je hebt uitgezet.
Hoe organiseer ik dit binnen mijn organisatie?
Wil je weten hoe jouw organisatie van verticaal op horizontaal financieren over kan gaan? Bel ons gerust om vrijblijvend te sparren. We helpen je graag ervoor te zorgen dat je Finance gaat bijdragen aan het succes van je organisatie!
